Dokumentacja pracownicza a ponowne zatrudnienie

Kiedy należy ponownie założyć teczkę pracowniczą? Jak długo trzeba przechowywać akta osobowe? Kluczowe informacje poniżej.

Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która weszła w życie 1 stycznia 2019 r.,  uregulowała kwestie prowadzenia akt osobowych w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika oraz okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Stosunek pracy nawiązany po 1 stycznia 2019 roku

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dla pracownika zatrudnionego po 1 stycznia 2019 r., w przypadku ponownego zatrudnienia w przeciągu 10 lat (liczonego od końca roku w którym ustał poprzedni stosunek pracy) pracodawca ma obowiązek kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Okres przechowywania całej dokumentacji wynosi „10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł” (art. 94 pkt 9b Kp).

Masz wątpliwości odnośnie prowadzenia dokumentacji pracowniczej czy inne pytania z zakresu kadrowo-płacowego? Skorzystaj z pomocy naszych ekspertów >> 

Stosunek pracy trwający dnia 1 stycznia 2019 roku

Zgodnie z art. 9 ww. ustawy dla pracownika zatrudnionego od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., którego stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., za którego został złożony raport informacyjny ZUS RIA (i nastąpił co najmniej jeden dzień przerwy w zatrudnieniu) oraz został on ponownie zatrudniony w okresie 10 lat, należy kontynuować dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Zgodnie z art. 7 par 3. ww. ustawy okres przechowywania dokumentacji pracownika, który spełnia powyższe kryteria, będzie skrócony i będzie wynosił 10 lat.

Jeśli pracodawca nie złożył za pracownika raportu informacyjnego do ZUS i zawrze kolejną umowę o pracę, musi założyć dla pracownika nowe akta osobowe.

Stosunek pracy nawiązany przed 1 stycznia 2019 roku

Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., których stosunek pracy zakończył się do końca 2018 r., nie stosuje się art. 9 ww. ustawy. Nie można łączyć teczek i należy przygotować nową dokumentację dla pracownika. Akta osobowe z poprzedniego zatrudnienia podlegają obowiązkowi przechowywania przez okres 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.