Obecnie na rynku pracy biurko w biurko siedzą cztery pokolenia. Różnią się swoimi potrzebami, podejściem do komfortu pracy i oczekiwaniami co do tego, jak biuro powinno być zorganizowane. Dla pracodawców jest to wyzwanie, z którym nie tylko powinni, co muszą sobie poradzić.
Kto z nas jeszcze pamięta tradycyjne gabinetowe przestrzenie biurowe. Słowa „przestrzenie biurowe” są tu wręcz nadużyciem, gdyż praca odbywała się w zamkniętych przestrzeniach, gdzie w każdym z gabinetów przesiadywało po kilka do kilkunastu osób. Co do zasady ich kompetencje były zbliżone do siebie, co ograniczało wymianę wiedzy i relacje z innymi działami w danym przedsiębiorstwie. Czy taki model odszedł już do lamusa? Niestety nie i nadal w części firm, głównie tych ulokowanych w wiekowych budynkach biurowych, ale także w urzędach, „stary” model biur funkcjonuje i ma się dobrze.
Open space
Coraz częściej jednak to ekonomia, ergonomia i funkcjonalność biur dochodzi do głosu. Takie podejście spowodowało niemałą rewolucję, która została zapoczątkowana otwartymi przestrzeniami – tzw. open spaces – około 20 lat temu w Polsce (na świecie znacznie wcześniej).
Wywróciła tradycyjny układ biura do góry nogami i pokazała, że można inaczej. Udowodniła, że w takiej właśnie formule nie dość, że można pracować, to taka praca jest efektywna, a relacje między członkami zespołu pracowników się poprawiają i tworzą klimat do twórczego wykonywania zadań.
Dzięki „open space” zlikwidowano w biurach ściany, niepotrzebne drzwi i inne ograniczenia w komunikacji biurowej. To spowodowało, że nagle miejsca na przestrzeń biurową było znacznie więcej, niż wcześniej. Taki model wydawał się być optymalny, ale do czasu…
Technologia w służbie biurowej architekturze
Wraz z kolejnym dziesięcioleciem, rozwojem technologii dostępnej dla każdego człowieka, pracownicy biurowi, również w typowych przestrzeniach otwartych, zaczęli szukać dla siebie kolejnych udogodnień i optymalizacji. Ich dążeniom sprzyjał rozwój oferty firm zajmujących się aranżacją i tworzeniem przestrzeni biurowych.
W Polsce i na świecie jest mnóstwo podmiotów, które zajmują się profesjonalnie tego typu usługami. Jako przykłady z Polskiego rynku można podać np. Tetris, Reesco czy The Design Group, których projekty przestrzeni biurowych zdobywają liczne nagrody. Firmy te wspomagane są także przez nowoczesne rozwiązania biurowe oferowane przez np. firmy meblarskie, takie jak np. Kinnarps, MDD, Mikomax, czy też Grupa Nowy Styl, a nawet IKEA Centrum dla Firm. Przeglądając strony internetowe tych firm, jak również rozwiązania prezentowane w ich tzw. showroom’ach, można się przekonać, jak dalece zwykły mebel może ułatwić życie pracownikom.
Rotujące biurka
Obecnie pracownicy nie przywiązują się, lub przynajmniej nie muszą się przywiązywać, do konkretnego biurka w firmie. Jednego dnia mogą usiąść przy oknie, innego gdzieś w kącie, a jeszcze innego z dala od większości członków swojego zespołu.
Na rynku przeprowadzono już szereg badań analizujących przebywanie ludzi w biurze i z wielu z takich badań wynika, że rzadko kiedy w pracy stawia się 100% zespołu. Dziennie absencja może wynieść między kilkanaście, a kilkadziesiąt procent.
Co to oznacza? Że codziennie jest pewna liczba biurek, które są puste! Taka sytuacja pozwala pracodawcom na alternatywne planowanie przestrzeni biurowych – takie, w których liczba biurek jest mniejsza, niż faktyczna liczba pracowników.
A co, jeśli frekwencja wyniesie 100%?
Na taką sytuację, gdy jednak zespół mocno się zmobilizował i w pełnym składzie stawił w pracy, firmy aranżujące biura również znalazły odpowiedź. Poza tradycyjnymi biurkami, w miejscu pracy są tworzone miejsca do pracy wspólnej. Przypominają one nieco klimat, jaki znamy z biur coworkingowych lub biur serwisowanych.
Takie przestrzenie pozwalają na to, aby przy jednym biurku, stole, ladzie, z wykorzystaniem tradycyjnych krzeseł, puf lub stołków barowych, zasiadła większa grupa ludzi obok siebie i pracowała ramię w ramię. Pokolenia Millenialsów i Zetek lub coraz częściej międzypokoleniowa grupa „Connected” (która pracuje głównie z wykorzystaniem laptopów, smartfonów i innych urządzeń przenośnych) w takich przestrzeniach czuje się bardzo dobrze.
Innowacyjne rozwiązania
Firmy zajmujące się aranżacją biur stworzyły jeszcze jedno, interesujące rozwiązanie, które coraz częściej można spotkać w wielu biurach. Kiedyś byliśmy przyzwyczajeni do salek konferencyjnych, gdzie w sytuacji wymagającej odizolowania od pozostałych pracowników, można było się zamknąć i w ciszy, skupieniu oraz zachowaniu poufności, zająć się powierzonymi zadaniami. Taki model nadal funkcjonuje i raczej nie zapowiada się, aby sale konferencyjne zniknęły z przestrzeni biurowych w najbliższym czasie.
Pojawiło się jednak coś nowego. Tradycyjne budki telefoniczne, które już w biurach funkcjonowały, ewoluowały do rozwiązań typu kabin akustycznych. Takie kabiny mogą być otwarte lub zamknięte. Mogą być z przeznaczeniem dla jednej, dwóch, czterech i więcej osób. Są w pełni wyposażone w podłączenia typu zasilanie prądem, gniazda internetowe, ekrany LCD lub inne wyjścia zapewniające video i audio, a w przypadku kabin zamkniętych posiadają także klimatyzację. Kabiny takie są mobilne, więc można je ustawić w każdej części biura. Wpisują się w klimat przestrzeni biurowej i stanowią alternatywę zarówno dla tradycyjnych biurek, jak i sal konferencyjnych.
Fot.: przykład budki akustycznej z oferty Mikomax Smart Office
Potrzeby pracowników wyznaczają kierunek zmian
To pracownik i jego preferencje do świadczenia pracy w określony sposób wpłynęły na to, jak obecnie biura wyglądają i ewoluują. Ciekawe co nas czeka za kolejnych kilka lat. Wydaje się, że prekursorami tego, co jeszcze można „wycisnąć” z przestrzeni biurowej są biura coworkingowe, jak np. We Work, czy Mindspace (oba są obecne w Warszawie), ale także biura serwisowane, jak np. New Work, czy City Space (z siedzibami w wielu polskich miastach). To takie rozwiązania poza przestrzenią biurową, mają położony mocny akcent na przestrzenie wspólne, część socjalną i wiele innych elementów. Ale to już zupełnie inny temat…
