Nowe zasady opłacania składek do ZUS

Od 1 stycznia 2018r. płatności do ZUS będą wykonywane jednym przelewem, za pomocą indywidualnego rachunku składkowego. W przeciwieństwie do aktualnej sytuacji, gdzie płatności wykonywane są na trzy lub cztery różne konta: ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych. Dokonane wpłaty zostaną podzielone proporcjonalnie na poszczególne ubezpieczenia i fundusze na podstawie składek, które płatnik wykaże w ostatniej deklaracji rozliczeniowej.

Pracodawcy będą mieli obowiązek opłacać składki na indywidualny numer rachunku składkowego (NRS), który będzie składał się z 26 znaków, a w numerze zwarty będzie numer identyfikujący Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz numer NIP pracodawcy.

Z czego składa się numer rachunku składkowego?

   Legenda:
PL – kod kraju,
2 cyfry (oznaczone NR) – liczba kontrolna numeru rachunku bankowego,
60000002 (8 cyfr) – numer rozliczeniowy ZUS,
026 – identyfikator ZUS,
7777777777777 (13 cyfr) – numer rachunku płatnika składek, w którym zawarty będzie NIP (kod identyfikujący płatnika oraz płatność). W numerze rachunku składkowego, poza numerem NIP, zawarta będzie informacja o zakresie deklaracji.

Płatnik, który rozlicza składki na jednym zakresie deklaracji np. od 1-39, otrzyma od ZUS-u tylko jeden numer rachunku składkowego. Z kolei płatnik, który rozlicza składki na więcej niż jednym zakresie deklaracji np. 1-39 i 50-59, otrzyma dwa odrębne numery rachunku składkowego do opłacania składek na każdym zakresie. Dwa numery rachunku składkowego otrzymają np. miejskie ośrodki pomocy społecznej, powiatowe urzędy pracy, służby mundurowe, które osobno rozliczają składki za pracowników i za świadczeniobiorców. Z każdego zakresu składki należy opłacać osobno.

Informację o numerze rachunku składkowego płatnicy otrzymają pocztą w okresie od 1 października do 31 grudnia 2017r. Informacje będą wysyłane listem poleconym, ale bez zwrotnego potwierdzenia odbioru na adres siedziby firmy albo na adres do korespondencji zgłoszony w Płatniku. Wszystkie niedoręczone przesyłki zostaną zwrócone do ZUS-u, w celu weryfikacji danych adresowych i ponownego skierowania informacji do płatnika. Ważne, żeby płatnicy na czas zadbali, aby ich dane adresowe były aktualne. Przedsiębiorca, który rozpocznie działalność po 31 grudnia 2017r.  informację o numerze rachunku składkowego otrzyma indywidualnie od ZUS-u, gdy utworzone zostanie dla niego konto płatnika składek. Jeśli pracodawca nie dostanie listu z numerem rachunku składkowego, nie będzie mógł opłacić składek w 2018r. Od stycznia 2018r. płatności na dotychczasowe rachunki bankowe będą zablokowane, wszystkie składki, bez względu na okres, którego będą dotyczyły należy wpłacać na swój indywidualny numer rachunku składkowego.

Jeśli płatnik do końca grudnia 2017r. nie otrzyma informacji o rachunku składkowym, bądź zagubi otrzymany list powinien jak najszybciej zgłosić się do najbliższej placówki ZUS lub zadzwonić do Centrum Obsługi Telefonicznej pod nr tel. 22 560 16 00.

Jak płatnik może zweryfikować poprawność przesłanego dokumentu?

– przesłana informacja powinna zawierać znak wodny (w prawym górnym roku znak  ZUS, natomiast w lewym górnym rogu symbol e-SKŁADKA),
– dokument wraz z NRS można zweryfikować w najbliższej placówce ZUS,
– telefonicznie w Centrum Obsługi Telefonicznej pod numerem  22 560 16 00,
– za pośrednictwem PUE.

Opłacanie składek  – co zmieni się od 1 stycznia 2018?

– składki będą opłacane standardowym dokumentem płatniczym (przelewem),
– na przelewie nie będzie trzeba wpisywać dodatkowych danych tj. NIP, REGON czy tytuł wpłaty,
– nie będziemy podawać numeru deklaracji ani miesiąca, za który opłacane są składki,
– nie musimy wskazywać ubezpieczenia ani funduszu, którego dotyczy wpłata.

Tylko na podstawie numeru rachunku składkowego zostanie zidentyfikowana i rozliczona wpłata. Jedyne informacje, jakie od 1 stycznia 2018 r. płatnik będzie zobowiązany wpisać na przelewie, to kwota składki, nadawca i odbiorca płatności oraz osobisty numer rachunku składkowego.

Jakie korzyści będzie miał płatnik z wdrożenia e-Składki?

– niższe koszty bankowe,
– jeden rachunek dla jednego płatnika,
– niezwłoczne rozliczenia wpłaty,
– brak wpłat niezidentyfikowanych z kontem płatnika,
– szybkie i sprawne wypełnienie oraz wykonanie przelewu,
– mniej odsetek, ponieważ wpłaty będą rozliczone na najstarsze zadłużenie.

Żaneta Paczkowska
Specjalista ds. kadr i płac
Grant Thornton