Czy można monitorować pocztę pracowników wykonujących pracę zdalnie? Kiedy pracodawca ma prawo do monitorowania poczty pracowników? Jakie ma obowiązki związane z monitoringiem poczty służbowej?
W sytuacji, w której duża część pracowników przeszła na zdalny tryb wykonywania służbowych zadań, coraz częściej zacierają się granice między pracą a życiem prywatnym. Stąd pojawiają się pytania o to, jak daleko może się posunąć pracodawca w celu kontrolowania swoich pracowników. Czy ma prawo do monitorowania poczty elektronicznej w warunkach pracy zdalnej?
Czy pracodawca może monitorować pocztę pracowników?
Niezależnie od tego, czy praca jest wykonywana zdalnie – także w warunkach telepracy – czy w siedzibie firmy, pracodawca ma prawo stosować monitoring służbowej poczty elektronicznej. Wprowadzenie takiej formy monitoringu jest możliwe wtedy, kiedy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Zgodnie z art. 223 par. 2 Kodeksu pracy, stosowanie monitoringu poczty elektronicznej nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Dotyczy to przede wszystkim prywatnych e-maili wysyłanych ze służbowego konta pocztowego!
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>
Jakie są obowiązki pracodawcy związane z monitoringiem poczty służbowej?
Obowiązkiem pracodawcy jest określenie celów, zakresu i sposobu monitorowania poczty elektronicznej – w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. W przypadku mniejszych firm dopuszczalną formą powiadomienia jest obwieszczenie pracodawcy. Pracodawca musi ponadto poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu służbowej poczty elektronicznej w określony sposób nie później, niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Natomiast w przypadku nowo zatrudnionych obowiązkiem pracodawcy jest każdorazowe przekazanie pisemnej informacji o stosowaniu monitoringu poczty elektronicznej jeszcze przed dopuszczeniem zatrudnionego do pracy.
UWAGA! Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca powinien oznaczyć urządzenia, na których prowadzi monitoring poczty elektronicznej, w widoczny i czytelny sposób najpóźniej dzień przed jego uruchomieniem.
