Informacja zwrotna może być: pozytywna, rozwojowa lub korygująca. Jak jej udzielać?
Przekazywanie informacji zwrotnej pracownikowi, to jeden z obszarów odpowiedzialności szefa. Oczywiście zadanie to nie jest łatwe – szczera rozmowa z drugim człowiekiem zazwyczaj wymaga sporo wysiłku, jednak zdecydowanie warto go podjąć.
UWAGA! Feedback nie jest przysłowiowym kijem, którym można zastraszać pracownika, ani marchewką, za którą pracownik zrobi wszystko.
Czym jest informacja zwrotna, czyli feedback?
Feedback, to sposób wyrażania pozytywnej lub negatywnej oceny czyjegoś postępowania. Jest komunikatem, który odnosi się do konkretnego zdarzenia. Nie powinien wartościować osoby, do której jest kierowany. Jest przed wszystkim doskonałym narzędziem, dzięki któremu pracownik powinien lepiej wykonywać swoją pracę, a tym samym – rozwijać firmę. Informacja zwrotna powinna stanowić doskonały punkt wyjścia do uczenia się, rozwoju i dokonywania zmian.
Rodzaje informacji zwrotnej
- POZYTYWNA – udzielana jest w przypadku dobrze wykonanej pracy;
- ROZWOJOWA – ma na celu dostarczenie sugestii oraz wskazówek; udzielana jest w przypadku pojawienia się błędów w realizowanych zadaniach;
- KORYGUJĄCA – stosowana jest w przypadku znaczącego spadku jakości pracy lub ciągłego popełniania błędów; jest to narzędzie, którego celem jest zmiana zachowania bądź postawy pracownika.
Chwal za dobrą codzienną pracę, nie tylko wielkie sukcesy
Twoja pochwała jest ważna dla pracowników – świadczy o tym, że dostrzegasz ich wysiłki. Pochwała jest źródłem pozytywnych emocji, które dają energię do działania. W gąszczu zadań i wyzwań zawodowych, taki zastrzyk dobrej energii jest na wagę złota. Jeśli pracownik czuje się doceniony, będzie dążył do tego, żeby dać z siebie więcej. Nawet, jeśli pracownicy wykonują po prostu swoje obowiązki, warto dziękować im za to i chwalić, gdy robią to dobrze. Jeśli nie masz pewności, jak pracownicy odbierają pochwały, poproś ich o feedback.
Dostarczaj wskazówek jak lepiej wykonywać pracę
O ile to możliwe, udziel informacji zwrotnej jak najszybciej po sytuacji, której ona dotyczy. Z upływem czasu, tracimy obiektywny ogląd sytuacji, zapominamy o szczegółach. Rozpocznij rozmowę od swojej obserwacji, o której chcesz porozmawiać. Skup się na tym, co pracownik rzeczywiście może zmienić – odwołuj się do konkretnych zachowań i postaw. Nie koncentruj się na cechach osobowości, temperamencie albo wrażeniach innych osób. Mamy na nie bardzo ograniczony wpływ. Podkreślaj, że mówisz o swoich obserwacjach i wnioskach – formułuj wypowiedź w formie osobistego komunikatu, a nie obiektywnego osądu czy oceny. Trzymaj się konkretów, unikaj ogólników. Podawaj możliwie jak najwięcej przykładów sytuacji i związanych z nimi zachowań pracownika.
Pozwól także pracownikowi się wypowiedzieć.
- Czy zgadza się z Twoimi obserwacjami?
- Czy podobnie postrzega sytuację?
- Jakie są jego refleksje?
Następnie przejdź do opisania wpływu, który omówione zachowanie ma na Waszą współpracę bądź na efekty pracy. Jak się z tym czujesz? W czym ono pomaga bądź przeszkadza? Jeśli to możliwe, doradź pracownikowi, co mógłby robić inaczej, z jakich rozwiązań skorzystać. Przedyskutujcie to wspólnie.
Zakończ spotkanie w pozytywny sposób, np. poprzez wskazanie, że będzie to okazja do nauki czegoś nowego lub że następnym razem na pewno pójdzie lepiej.
Zmieniaj niepożądane zachowania bądź postawę pracownika
Zapewnij dobrą atmosferę, omów czego dotyczy problem. Dbaj o szczegóły – opisz sytuację, najlepiej przywołując konkretne przykłady, powołując się na fakty. Odnieś się do ewentualnych wcześniejszych ustaleń.
Określ wpływ zaistniałej sytuacji na pracownika, zespół i firmę. Zapytaj pracownika:
- jaka jest przyczyna zaistniałej sytuacji,
- jakie widzi rozwiązanie,
- co może i zamierza zmieć,
- w jaki sposób Ty możesz mu pomóc.
Bardzo jasno przedstaw oczekiwania. Ustal z pracownikiem, czy są dla niego realne.
Zakończ spotkanie jasnym planem działania. Uzgodnijcie, co konkretnie i do kiedy powinno się wydarzyć oraz co będzie miarą sukcesu. W razie potrzeby zaplanuj kolejne spotkanie w celu dokonania oceny postępu.
Aktualne czasy wymagają od wszystkich permanentnego i intensywnego uczenia się. Warto więc wyrobić w sobie nawyk dawania regularnej informacji zwrotnej, aby na bieżąco doceniać swoich pracowników, korygować ich błędy, a w razie potrzeby – przeprowadzać z nimi trudną rozmowę na temat nieodpowiedniej postawy lub niepożądanych zachowań.
