Przemślany i dobrze zaprojektowany regulamin wynagradzania odgrywa kluczową rolę w kontekście dbałości o nowoczesną i antydyskryminacyjną politykę płacową. Jednym z ważniejszych jego elementów są fakultatywne składniki wynagrodzenia – choć nie wszyscy pracodawcy o tym pamiętają.
Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest przenoszenie wprost do regulaminów wynagradzania przepisów kodeksu pracy lub innych aktów prawnych, przy całkowitym pominięciu informacji o dodatkowych składnikach wynagrodzenia, które są w praktyce oferowane pracownikom. Mowa tu o różnego rodzaju premiach, nagrodach, dodatkach do wynagrodzenia, wypłacanych przez konkretnych pracodawców z własnej woli, najczęściej w celu docenienia lub zmotywowania pracowników. Tymczasem właśnie na takich składnikach powinno się skupić przy opracowywaniu regulaminu.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat nowoczesnej polityki płacowej oraz zasad kształtowania regulaminu wynagradzania?
Zapoznaj się z naszym poradnikiem pt. Nowoczesna i antydyskryminacyjna polityka płacowa – część 1 oraz część 2!
Czym grozi brak uwzględnienia dodatkowych składników wynagrodzenia w regulaminie wynagradzania?
Brak opisania zasad i warunków wypłaty dodatkowych składników wynagrodzenia może spowodować liczne problemy dla służb odpowiedzialnych za sferę wynagrodzeń. Wśród nich może się pojawić brak konsekwencji w praktycznym postępowaniu z danym składnikiem, co z kolei może pociągnąć ryzyko zarzutów o nierówne traktowanie czy dyskryminację pracowników.
Kolejny problem, to kwestia uwzględniania tych elementów w składnikach tzw. pochodnych, czyli np. wynagrodzeniu za czas urlopu czy w podstawie wynagrodzenia chorobowego i zasiłków. Dla oceny poprawności naliczeń organy kontroli często domagają się przedstawienia konkretnych zapisów regulaminu odnoszących się do danego składnika wynagrodzenia. Zdarza się także, że sami pracownicy kwestionują sposób, w jaki zostało obliczone ich wynagrodzenie.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>
Jak zredukować ryzyko związane z wypłatą dodatkowych składników wynagrodzenia?
Żeby uniknąć wspomnianego wcześniej ryzyka dotyczącego wypłaty fakultatywnych składników wynagrodzenia, w regulaminowej „instrukcji” wypłaty danego dodatkowego elementu płacowego powinny się znaleźć przynajmniej następujące informacje:
- komu przysługuje dany składnik wynagrodzenia,
- jaka jest częstotliwość jego wypłaty,
- jakie warunki należy spełnić, aby zachować prawo do jego wypłaty lub jakie okoliczności spowodują utratę takiego prawa,
- w jaki sposób będzie ustalana wysokość składnika (kwotowo, procentowo, a jeśli procent – to od czego będzie obliczony),
- jak będzie się zachowywał dany składnik w przypadku wystąpienia nieobecności, zwłaszcza związanej z wypłatą zasiłków (niezdolność do pracy, urlopy związane z rodzicielstwem czy tzw. opieka) – czy zostanie wypłacony w pełnej wysokości czy ulegnie pomniejszeniu, a jeśli tak, to w jaki sposób będzie pomniejszony (ma to bardzo duże znaczenie przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków!).
Mając na uwadze to, że wypłata składników dodatkowych może mieć wpływ na wysokość składników obowiązkowych, moim zdaniem warto pomyśleć o tym, aby do procesu ustalania tych zasad włączyć osoby mające praktyczne doświadczenie w naliczaniu wynagrodzeń, np. prawnika zajmującego się obszarem prawa pracy i wynagrodzeń czy eksperta ds. płac. Ich specjalistyczna wiedza pozwoli tak skonstruować zapisy regulaminu, aby nie budziły wątpliwości i stanowiły jasny drogowskaz dla służb płacowych, co z kolei przełoży się na zmniejszenie ryzyka zakwestionowania sposobu naliczania wynagrodzeń przez organy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Agnieszka Wachowicz, Menedżer
