Praca zdalna wg drugiej wersji projektu nowelizacji Kp - co się zmieni?

Korzystniejsze rozwiązania dla pracowników – w tym praca zdalna „na żądanie” aż 24 dni w roku – oraz więcej formalności, by z niej skorzystać. Co jeszcze może przynieść nowelizacja Kodeksu pracy, jeśli wejdzie w życie w aktualnej wersji? 

 

Polski ustawodawca w odpowiedzi na pandemię koronawirusa wprowadził specustawę z dnia 2 marca 2020 roku. W art. 3 tego dokumentu znajduje się uregulowanie – aktualnie obowiązujące – związane z poleceniem pracy zdalnej, którego kluczowe założenia są następujące:

• pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej;
• pracownik musi posiadać umiejętności oraz narzędzia techniczne umożliwiające wywiązywanie się z obowiązków służbowych na home office;
• pracodawca powinien zapewnić wszystkie niezbędne narzędzia do realizacji obowiązków służbowych w zdalnym trybie;
• urządzenia techniczne udostępnione przez pracodawcę do celów służbowych przy realizacji zdalnej pracy mogą być wykorzystywane przez pracownika do celów prywatnych, jeżeli nie narusza to dobra pracodawcy oraz firmy;
• pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Przepisy specustawy obowiązują w szczególnych warunkach, tzn. w okresie zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz 3 miesiące po ich ustaniu. Od wybuchu pandemii koronawirusa minęło jednak prawie półtora roku, i wszystko wskazuje na to, że praca zdalna zostanie z nami na dłużej. Jej niewątpliwe zalety dostrzegają zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. Stąd pojawiła się konieczność uregulowania jej w Kodeksie pracy.

 

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >> 

 

Już dwie aktualizacje Kodeksu pracy w celu uregulowania zasad home office

Projekt dotyczący nowelizacji Kodeksu pracy (tj. zmiany ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy), datowany na 18 maja br., został opublikowany w na stronach Rządowego Centrum Legislacji (RCL) dzień później – tutaj można się zapoznać z pierwotną wersją tego dokumentu >> (klik). Jego druga, najnowsza wersja, powstała ok. dwa miesiące później – 16 lipca br. i trafiła na strony RCL 23 lipca br. – jej treść jest dostępna tutaj >> (klik). Jakie są jej kluczowe założenia?

Nadal pozostawia pracodawcy możliwość polecenia wykonywania pracy zdalnej, bez uzgodnienia z pracownikiem. Będzie to możliwe w stanach nadzwyczajnych i 3 miesiące po ich zakończeniu (analogicznie jak jest to uregulowane w specustawie), ale dodatkowo został uwzględniony aspekty siły wyższej, czyli sytuacji, w której pracodawca nie może zapewnić odpowiednich warunków pracy w dotychczasowym miejscu. Sytuacja, która będzie zaliczała się do siły wyższej, jest to zdarzenie zewnętrzne, którego nie można przewidzieć, a pracodawca nie jest w stanie zabiec jego skutkom.

 

Najnowsze uregulowania pracy zdalnej istotne dla pracodawców

• Koszty pracy zdalnej – na tym etapie nie ma konkretnych uregulowań, dotyczących tego tematu. Pracodawca będzie musiał pokryć część kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej przez pracownika. Pracodawca będzie musiał zapłacić ekwiwalent pieniężny związany z wykorzystywaniem prywatnych narzędzi należących do pracownika, na cele służbowe. W projekcie nie ma konkretnego wymiaru takiego ekwiwalentu oraz sposobu jego ustalenia, co wskazuje na konieczność uregulowań wewnątrzzakładowych, które po wejściu w życie nowelizacji najprawdopodobniej staną się obligatoryjne po stronie pracodawcy.
• Ochrona danych osobowych – pracodawca ustala procedury ochrony danych osobowych, przyjmowanych przez pracownika na potrzeby świadczenia stosunku pracy. Tutaj również będą konieczne dodatkowe regulacje, które wyznaczą zasady ochrony tych danych.
• BHP podczas pracy zdalnej – pracodawca ma prawo w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika, przeprowadzić kontrolę z zakresu przestrzegania przepisów BHP. Jeżeli stwierdzi uchybienia, wzywa pracownika do ich usunięcia w wyznaczonym terminie lub cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.
• Ocena ryzyka zawodowego – pracodawca podczas oceny ryzyka zawodowego będzie zobowiązany do uwzględnienia aspektów psychospołecznych, związanych z pracą zdalną. Ważne będzie zwrócenie uwagi na kwestię alienacji pracownika, braku kontaktu ze współpracownikami oraz przełożonymi. Każdorazowo wpływ aspektów psychospołecznych na ocenę ryzyka zawodowego będzie zależał od poszczególnych grup zawodowych.

 

Zmiany w regulacjach dotyczących pracy zdalnej kluczowe dla pracowników

• Oświadczenie o odpowiednich warunkach pracy – aby wydanie polecenia pracy zdalnej było skuteczne, pracownik musi złożyć stosowne oświadczenie, w którym zadeklaruje, że posiada odpowiednie warunki lokalowe oraz techniczne, aby wykonywać swoje obowiązki służbowe. Oświadczenie musi być składane każdorazowo przy uzgadnianiu pracy zdalnej, w związku z tym podpisanie oświadczenia na przykład w momencie zawierania umowy, nie będzie skuteczne dla przyszłych poleceń związanych z pracą zdalną.
• Praca zdalna na wniosek pracownika, który pracodawca będzie musiał zatwierdzić (chyba, że nie będzie to możliwe ze względu na organizację i rodzaj pracy) – projekt ustawy rozszerza dotychczasowy katalog pracowników, których wnioski o pracę zdalną, co do zasady, muszą być zatwierdzane przez pracodawców. Nowy katalog obejmuje:
  • pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
  • pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
  • pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
  • pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
  • osoby, które sprawują opiekę nad innym członkiem rodziny lub inną osobą, pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
• Praca zdalna wykonywana okazjonalnie („na żądanie”) – w tym przypadku nie jest konieczne zawieranie porozumienia oraz ustalanie regulaminu. W ciągu roku taką pracę będzie można świadczyć przez 24 dni (a nie przez 12, jak zakładano wcześniej).

 

Kwestie wspólne dla pracowników i pracodawców w zakresie pracy zdalnej

• Miejsce pracy – wykonywanie pracy zdalnej powinno odbywać się w miejscu wskazanym przez pracownika, ale uzgodnionym wcześniej z pracodawcą. Każdorazowa zmiana miejsca będzie wymagała uzgodnienia z pracodawcą.
• Wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej – strony mogą wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej (wniosek można złożyć papierowo lub elektronicznie). Strony ustalają termin, w którym zakończy się wykonywanie pracy zdalnej, termin nie może przekroczyć 30 dni od daty złożenia wniosku. Jeżeli termin nie zostanie wskazany wprost, uznaje się, że upływa on w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
• Definicja pracy zdalnej – pracą zdalną będzie praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
• Składanie wniosków przez pracowników – wszystkie wnioski, dla których Kodeks pracy przewiduje formę pisemną, będą mogły być składane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
• Zasady wykonywania pracy zdalnej – pracodawca zawiera porozumienie z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi). Jeżeli porozumienie nie zostanie zawarte oraz gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa, pracodawca, po konsultacji z pracownikami, ustala regulamin.

 

Kwestie dotyczące pracy zdalnej wymagające szczegółowych uregulowań

• Wypadek przy pracy zdalnej – brak konkretnych uregulowań. Projekt zmienia jedynie zapis, że zgłoszenie wypadku przez pracownika jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przeprowadzenie oględzin miejsca zdarzenia. W projekcie dodano przepis, że oględziny mogą odbyć się w terminie uzgodnionym przez pracownika (lub członków rodziny, jeżeli jego stan zdrowia na to nie pozwala) i zespół powypadkowy.
• Koszty pracy zdalnej – brak precyzyjnych uregulowań w projekcie. Koszty pracy zdalnej mają być uszczegółowione przepisami wewnątrzzakładowymi.

 

redakcja: Honorata Zakrzewska-Krzyś