Dopóki w Polsce nie zostaną ustanowione przepisy dotyczące czasowej pracy zdalnej z terytorium innego kraju, pracodawcy będą musieli ponosić dodatkowe koszty, aby pracownik np. przez dwa miesiące mógł pracować z „rajskich” wysp. O jakich kosztach mowa?
Z punktu widzenia pracownika z pewnością bardzo przyjemnie czyta się artykuły o możliwości pracy zdalnej z Bali, Zanzibaru czy Bangkoku, jednak z własnego zawodowego doświadczenia kadrowo-płacowego wiem, że sprawa – z punktu widzenia pracodawcy – nie jest prosta. Zanim jednak o konkretach, wróćmy pamięcią do tego, gdzie byliśmy w kontekście pracy zdalnej jeszcze nie tak dawno oraz dokąd zmierzamy.
Rok 2019 – termin „praca zdalna” – rzadko używany
System pracy zdalnej – funkcjonuje w niewielu firmach, i w dodatku bez przepisów kodeksowych. Praca zdalna jest wykorzystywana okazjonalnie, gdy pracownikowi jest wygodniej przepracować dzień z domu, bo np. przychodzą specjaliści ze spółdzielni mieszkaniowej spisać licznik lub gdy pracownik chce 100% czasu pracy poświęcić na wykonanie określonego zadania (koledzy z firmy mu nie przeszkadzają, nikt nie wyciąga na kawową przerwę, nie zagaduje).
Rok 2020 i 2021 – realia Covid-owe…
Praca zdalna – zalecana tam, gdzie to możliwe, a nawet obowiązkowa. Standardem stają się „calle” na „Teamsach” czy innych komunikatorach. Ze współpracownikami „na żywo” widujemy się bardzo rzadko. Zatrudnieni dostają sprzęt firmowy do domu, na którym wykonują codzienne obowiązki. To czas trudnego przejścia – zachwiania równowagi work-life balance, bo mało kto potrafi o 16:00 wyłączyć komputer, a czas mija szybko i niespodziewanie się okazuje, że już jest 20:00. Z czasem dostosowujemy się do nowej, „po-Covidowej” rzeczywistości i na nowo ustalamy reguły naszego osobistego work-life balance.
Rok 2022 – praca zdalna oswojona
Wielu pracowników chce pracować w formie hybrydowej lub całkowicie zdalnej. Dostosowaliśmy się znakomicie do zmian, i przekonaliśmy się o pozytywnych stronach pracy z domu. Dla wielu osób (np. dla mnie) największą jest oszczędność czasu na dojazdy do i z pracy. Wielu pracodawców wprowadziło na stałe możliwość pracy zdalnej, bo to typowa sytuacja win-win – obie strony są zadowolone: pracodawca ma zmotywowanego pracownika, a pracownik czuje się dobrze, mogąc pracować efektywnie z domu.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń kadrowo-płacowych? Sprawdź >> outsourcing kadrowo-płacowy Grant Thornton <<
Przyszłość zdalnej pracy – nich każdy pracuje skąd chce? Niekoniecznie…
Jako praktyk z obszaru kadr i płac dostrzegam problem w pojawiających się tytułach artykułów, zaczynających się mniej więcej tak: „Jak pracować zdalnie z ciepłych krajów (Gran Canaria, Hiszpania, Francja, Włochy)” – brzmi jak bajka, ale UWAGA – nie dla pracodawcy. To, co jest najważniejsze dla pracodawcy, a o czym nie wspominają niektóre utopijne artykuły, to gąszcz problemów i koszty, jakie musi ponieść pracodawca, aby móc umożliwić pracę zdalną z innego kraju, niż Polska. Jakie są główne wyzwania? Jest ich kilka.
- Prawo pracy. Każdy kraj ma swoje uregulowania w tym zakresie, dlatego pracownik, który będzie pracował np. z Francji, powinien być traktowany tak, jak pracownik francuski – z innym wymiarem czasu pracy, innymi zasadami określającymi płacę minimalną itd. Różnic może być wiele, dlatego konieczna jest konsultacja z doradcą, który określi, jakie wymagania trzeba spełnić, żeby praca wykonywana przez pracownika z Francji czy innego kraju, była zgodna z odpowiednimi przepisami.
- Podleganie zabezpieczeniu społecznemu. Zgodnie z dyrektywą Unii Europejskiej nadrzędna zasada brzmi: lex loci laboris – czyli podlegamy ubezpieczeniom w kraju, w którym wykonujemy pracę. Istnieje co prawda formularz A1, na podstawie którego możemy utrzymać podleganie pod polski system zabezpieczenia społecznego, ale dotyczy on delegowania pracownika lub przeniesienia działalności za granicę – czyli nie dotyczy pracy zdalnej z inicjatywy pracownika. Powstaje zatem konieczność nawiązania współpracy z francuskim biurem rachunkowym, które będzie naliczało wynagrodzenie oraz będzie nas informowało o obowiązkach pracodawcy w danym kraju.
- Podatki. Trudno o nich zapomnieć. W tym przypadku, zależnie od pobytu pracownika w danym państwie, niezbędna może się okazać konsultacja z doradcami podatkowymi – nie tylko w odniesieniu do podatków pracownika, ale również odnośnie obowiązków podatkowych pracodawcy.
Dopóki nie zostaną ustanowione przepisy w zakresie czasowej pracy zdalnej z terytorium innego kraju, pracodawcy będą musieli niejednokrotnie ponosić dodatkowe koszty, aby pracownik np. przez dwa miesiące mógł pracować z terytorium „rajskich” wysp. Pytanie brzmi: jak zorganizować to od strony formalno-prawnej, żeby i o tym układzie można było powiedzieć „win-win”. Na myśl same nasuwają się narzędzia do motywowania i nagradzania pracowników, ale to temat na odrębne rozważania.
Marta Pypłacz
Senior Menedżer, Departament Outsourcingu. Magister filologii słowiańskiej o specjalności język chorwacki, absolwentka studiów podyplomowych z zakresu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych oraz BHP. Certyfikowany Trener Personalny i Instruktor Siłowni. Specjalistka z ponad 11 letnią praktyką w prowadzeniu administracji płacowo-kadrowej. Dotychczasowa praca w firmach z różnych branż (agencja pracy tymczasowej, SSC, firma produkcyjna), dała jej możliwość zdobycia bogatego i różnorodnego doświadczenia w zakresie naliczania wynagrodzeń, administracji czasu pracy oraz kadr. Z Grant Thornton związana od września 2015, specjalizuje się w obsłudze płacowej tzw. płatników bez siedziby, oraz obsłudze zagranicznych firm, które rozpoczynają w Polsce działalność.
