Świadectwo pracy to dokument potwierdzający zatrudnienie pracownika oraz wykorzystane w tym czasie uprawnienia. Pracodawca ma obowiązek wystawić je niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy, bez względu na to, czy pracowników rozliczył się
z nim, czy też nie.
Dokument wystawiany jest w dwóch egzemplarzach. Jeden pracodawca przekazuje pracownikowi, drugi (kopia) umieszczany jest w części „C” akt osobowych pracownika. Zdarza się jednak, że pracownik utraci oryginalne świadectwo pracy (np. ulegnie ono zniszczeniu lub zaginie). Wtedy najczęściej pojawia się
u byłego pracodawcy z wnioskiem o wydanie duplikatu tego dokumentu.
Przepisy kodeksu pracy ani rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy nie określają zasad, jakimi powinien kierować się pracodawca wystawiając duplikat,
a właściwie odpis świadectwa pracy, poza stwierdzeniem, że w uzasadnionych przypadkach należy taki odpis pracownikowi wydać (§6 Rozporządzenia). Pracodawca nie jest zatem związany żadnym terminem na realizację wniosku byłego pracownika (termin 7-dniowy dotyczy wydania oryginału świadectwa).
Wydaje się jednak, że wydanie odpisu świadectwa pracy powinno się odbyć bez zbędnej zwłoki, tak aby pracownik nie miał podstaw do dochodzenia naprawienia szkód, jakie poniósł z powodu braku świadectwa.
Przepisy nie precyzuję też formy, w jakiej należy sporządzić odpis świadectwa. Należy zatem przyjąć,
że powinien on zawierać identyczne informacje, jakie zawierało oryginalne świadectwo pracy, którego kopia znajduje się w aktach osobowych pracownika. Zachowuje się datę wystawienia zgodną z oryginałem, natomiast w treści powinna się znaleźć adnotacja o tym, że dokument jest odpisem wraz z datą jego wystawienia. Problemem może okazać się kwestia osoby, która ma się podpisać pod odpisem. Skoro odpis
ma być identyczny z oryginałem powinna to być ta sam osoba, która go podpisała. W praktyce może się
to okazać trudne lub wręcz niemożliwe (osoba podpisana pod oryginałem świadectwa może już nie by pracownikiem). Wtedy na odpisie podpisuje się osoba, która w chwili jego wystawiania jest do tego uprawniona z ramienia pracodawcy oraz odnotowuje, kto był podpisany na oryginalnym dokumencie.
