Jakie sposoby podpisania umowy o prace są dopuszczalne, aby można ją było uznać za zawartą prawidłowo i ważną?
Mimo iż art. 29 § 2 Kp określa sposób zawarcia umowy o pracę jako formę pisemną, możliwe jest również podpisanie umowy o pracę w formie elektronicznej, z wykorzystaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Niedochowanie formy pisemnej nie wpływa bowiem na ważność umowy, jednakże wywołuje obowiązek po stronie pracodawcy, aby ten potwierdził na piśmie warunki jej zawarcia.
Albo kwalifikowany podpis, albo?
PIP również podaje, że zawarcie umowy o pracę w formie elektronicznej jest możliwe, o ile obie strony umowy posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny. Pracodawcy zwykle takowy podpis mają, ale pracownicy – sporadycznie. Wysłanie skanu umowy oznacza, że i tak później musi zostać dostarczony oryginał. Z kolei wysłanie podpisanej umowy wyłącznie e-mailem sprawi, że byłaby ona co prawda zawarta, ale wadliwa. PIP radzi w takiej sytuacji, że „jeśli pracownik nie posiada podpisu kwalifikowanego, rozwiązaniem jest, by pracodawca przesłał pracownikowi dwa egzemplarze umowy podpisane przez upoważnionego reprezentanta firmy. Pracownik po odręcznym podpisaniu umowy jeden egzemplarz powinien odesłać na adres siedziby pracodawcy„.
Przystąpienie do pracy bez zawarcia umowy?
Warto zwrócić uwagę, że w przypadku braku jakiegokolwiek potwierdzenia stron, samo przystąpienie do pracy – bez fizycznego podpisania umowy (którą wcześniej otrzymano) – oznacza akceptację warunków w niej zawartych.
§ 1. Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:
2) nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy
– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń kadrowo-płacowych? Sprawdź >> outsourcing kadrowo-płacowy Grant Thornton <<
Marta Romanowska
Key Account Manager oraz ekspert w Excellence Center Kadry i Płace, Outsourcing Grant Thornton
