Kiedy należy zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia i w jakim zakresie?

Co to znaczy „niezwłocznie” i czy trzeba zaktualizować całą informację o warunkach zatrudnienia czy tylko poszczególne punkty?

W związku z nowelizacją Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 r., pracodawcy są zobowiązani do przekazywania znacząco rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia. Powyższą informację należy przekazać nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Zgodnie z art. 29 § 3(3) Kodeksu pracy „Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie warunków zatrudnienia (…) niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika”. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Niezwłocznie, czyli kiedy?

Termin „niezwłocznie” nie został zdefiniowany w przepisach, jednakże praktyka nakazuje rozumienie tego terminu jako „natychmiastowy”. Można przyjąć, że obowiązek przekazania pracownikowi zaktualizowanej informacji zostanie spełniony, jeżeli pracodawca uczyni to bez zbędnej zwłoki.

Czy zaktualizować całą informację czy tylko poszczególne punkty?

W przypadku zmiany tylko niektórych warunków zatrudnienia opisanych w informacji do umowy o pracę, pracodawca nie ma obowiązku aktualizowania całej informacji o warunkach zatrudnienia – ma obowiązek poinformować tylko o zmianach. Zatem, pracodawca powinien zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia tylko w punkcie/punktach, w których nastąpiły zmiany. To istotny obowiązek, o którym należy pamiętać z perspektywy kadrowo-płacowej.

Sprawdź także: Przypomnienie o obowiązkach pracodawcy i pracownika – Grant Thornton

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton >>