Śmierć pracownika jest równoznaczna z wygaśnięciem stosunku pracy pomiędzy zmarłym pracownikiem a pracodawcą. Co z wynagrodzeniem zmarłego pracownika? Czy należy wypłacić odprawę pośmiertną? Komu należy się taka odprawa oraz inne należności? Jak ująć tę informację na świadectwie pracy?
Odpowiedź na powyższe pytania wymaga wiedzy nie tylko z zakresu prawa pracy, ale również znajomości przepisów podatkowych.
Zgodnie z art. 93 Kodeksu pracy, rodzinie zmarłego pracownika przysługuje odprawa pośmiertna. Wysokość odprawy uzależniona jest od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:
- jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
- trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
- sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.
Masz wątpliwości w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-płacowych? Nasi eksperci chętnie wesprą Cię swoją wiedzą. Kontakt znajdziesz tutaj >>
Odprawa pośmiertna a ubezpieczenie na życie
UWAGA! Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe, niż odprawa pośmiertna. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.
Założenie to zwalnia pracodawcę z wypłaty odprawy, gdy pracodawca zawarł polisę ubezpieczenia pracownika na życie i ponosił związane z tym koszty, odprowadzając z własnych środków wymaganą składkę. Założenie to nie obejmuje sytuacji, w których pracodawca zawarł umowę ubezpieczeniową o tzw. ubezpieczenia grupowe pracowników, w ramach którego składki na te ubezpieczenia były potrącane z wynagrodzeń pracowników.
Pozostałe należności
Oprócz odprawy pośmiertnej osobom uprawionym należy wypłacić również inne należności, wynikające z umowy o pracę – ekwiwalent za urlop, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, itp.
Wspomniane wyżej należności należy wypłacić członkom rodziny w równych częściach. Zgodnie z art. 93 § 4. odprawa pośmiertna przysługuje następującym członkom rodziny pracownika:
- małżonkowi,
- innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, tj.
- dzieciom własnym, przysposobionym, drugiego małżonka,
- przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
- rodzicom.
Kiedy świadczenia należą się rodzicom
Rodzice zmarłego pracownika mają prawo do świadczeń w następujących sytuacjach:
- gdy zmarły pracownik bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do utrzymania rodziców,
- jeśli w chwili śmierci pracownika rodzice/rodzic mieli co najmniej 50 lat lub byli niezdolni do pracy, a także gdy osiągnęli wiek 50 lat lub stali się niezdolni do pracy po śmierci pracownika, nie później niż w ciągu 5 lat od jego śmierci.
Najlepszym dowodem na to, że rodzice mają prawo do świadczeń, jest przedstawienie zaświadczenia z ZUS, że są uprawnieni do renty rodzinnej.
Spadek po zmarłym pracowniku
Zgodnie z art. 631 § 2 kodeksu pracy, jeśli nie ma osób uprawnionych do otrzymania świadczeń po zmarłym pracowniku, wszystkie należne kwoty wchodzą do spadku i pracodawca wypłaci te świadczenia, gdy otrzyma postanowienie sądu.
Jakie dokumenty powinni dostarczyć członkowie rodziny, aby pracodawca mógł wypłacić należności po zmarłym pracowniku? Należą do nich:
- kopie aktu zgonu pracownika,
- kopie aktu małżeństwa,
- kopie aktu urodzenia dzieci,
- numery kont do wypłaty świadczeń,
- identyfikatory podatkowe (PESEL bądź NIP),
- data urodzenia
- adres zamieszkania wraz z właściwym urzędem skarbowym.
Odprawa pośmiertna a podatki
Pracodawca wypłacając odprawę pośmiertną zwalnia ją z podatku dochodowego od osób fizycznych, natomiast w sytuacji, gdy wraz z odprawą pracodawca wypłaca osobom uprawnionym również inne należności, wówczas należy policzyć podatek dochodowy od osób fizycznych, według pierwszego progu podatkowego 18%, bez kosztów uzyskania przychodu. Należności te zwolnione są ze składek ZUS.
Osoby uprawnione powinny otrzymać po zmarłym PIT-11. Należności te należy wykazać w deklaracji PIT-11 w pozycji 8. Prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art. 18 ustawy.
Dokumentacja pracownicza
W świadectwie pracy jako przyczynę ustania stosunku pracy w przypadku śmierci pracownika, należy wskazać „wygaśnięcie umowy/zgon pracownika” (art.63 par.1 Kodeksu pracy).
