Jednym z obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem jest skierowanie przyszłego pracownika na wstępne badania profilaktyczne. O tym co się w tym zakresie ostatnio zmieniło – poniżej.
Profilaktyczne badania lekarskie związane z aplikowaniem do nowego miejsca pracy muszą przejść praktycznie wszyscy nowo zatrudniani (o ewentualnych wyjątkach w dalszej części artykułu). Niestety po niedawnej zmianie przepisów, tj. od 4 maja 2019 r., pracodawcy mają nieco utrudnione zadanie, ponieważ nie mogą już żądać od kandydatów do pracy informacji o adresie zamieszkania ani numerze PESEL.
Skąd te zmiany przepisów?
Majowe zmiany w przepisach, wspomniane powyżej, wynikają z Ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U poz. 730). Mają na celu dostosowanie krajowych regulacji do przepisów RODO – m.in. kodeksu pracy, a także mają ograniczyć liczbę danych osobowych trafiających do pracodawców. Ustawodawca przyjął, że potrzebnych danych pracodawcy mogą żądać po zatrudnieniu pracownika.
Jak uzyskać potrzebne dane od kandydatów?
Żeby dostosować się do nowych wymogów, pracodawcy powinni zmodyfikować swoje dotychczasowe procedury zatrudniania kandydatów do pracy. Mogą to zrobić na dwa sposoby:
- żądać danych o adresie zamieszkania jeszcze na etapie rekrutacji – powołując się na konieczność spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (tj. wystawienia skierowania na badania lekarskie, zawierającego adres zamieszkania osoby przyjmowanej do pracy),
- skierować nowego pracownika na badania lekarskie w pierwszym dniu zatrudnienia.
Kiedy nowy pracownik nie musi przechodzić badań?
W myśl zmian przewidzianych w art. 229 Kodeksu pracy, pracodawca, który przyjął do pracy nowego pracownika, ma prawo zażądać od takiej osoby aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, wraz ze skierowaniem na badania będącym podstawą wydania przedłożonego orzeczenia. Pracodawca powinien to zrobić w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli owo orzeczenie lekarskie będzie aktualne, a warunki opisane w skierowaniu na badania lekarskie będą odpowiadać warunkom występującym na danym stanowisku pracy u tego pracodawcy, wówczas pracownik ten będzie mógł być zwolniony ze wstępnych badań lekarskich.
Do tej pory pracodawca nie miał prawa żądać od pracownika orzeczenia lekarskiego, ani skierowania na badania będącego podstawią jego wydania. Kandydat mógł takie dokumenty przedstawić na prośbę nowego pracodawcy, ale nie musiał.
Nowe obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji
Omawiane zmiany w przepisach nakładają na pracodawców również obowiązek – przechowywania nie tylko orzeczeń lekarskich od poprzedniego pracodawcy, ale również:
- orzeczeń lekarskich wydanych na podstawie skierowania wydanego przez innego pracodawcę,
- własnych skierowań na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie,
- skierowań, których zażądał od pracowników nowo przyjmowanych, na podstawie których dokonał porównania warunków pracy z poprzedniego stanowiska i obecnego stanowiska pracy.
Dotychczas Kodeks pracy nakazywał pracodawcom przechowywanie tylko tych orzeczeń lekarskich, które zostały wydane na podstawie badań (wstępnych, kontrolnych i okresowych), na które pracodawca sam kierował pracownika, wystawiając dokument w dwóch egzemplarzach. Aktualnie pracodawcy powinni wystawiać skierowanie na badanie w 3 egzemplarzach, lub przynajmniej sporządzać kopię skierowań wręczanych pracownikowi, z poświadczeniem zgodności z oryginałem. Wynika to z obowiązku do przechowywania skierowania w aktach.
