Gdyby dzisiaj zapytać pracowników działów kadrowo-płacowych czego najbardziej brakuje im podczas pracy zdalnej, zdecydowana większość (jeśli nie wszyscy) odpowie – akt osobowych pracowników. O digitalizacji procesów HR w kontekście dostępu do elektronicznych akt osobowych przeczytasz w naszym artykule.
Akta osobowe „w czasach zarazy”
Teczki osobowe, w większości przedsiębiorstw, przechowywane są w tradycyjnej, papierowej wersji. Przechowywane są one oczywiście w zamkniętych, bezpiecznych szafach, zazwyczaj w siedzibie firmy, bez dostępu dla osób nieupoważnionych oraz bez możliwości sięgnięcia do nich w warunkach innych, niż tylko bezpośrednia obecność w miejscu pracy. Czy tak powinno być? Czy tak chcemy pracować w przyszłości? To jest właśnie ten moment, by zastanowić się nad digitalizacją dokumentów pracowniczych i wprowadzić e-Teczkę. Wdrożenie tego rozwiązania niesie za sobą wiele korzyści zarówno w wymiarze finansowym, organizacyjnym, ale i wizerunkowym dla pracodawcy.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w tradycyjnej formie przysparza wielu trudności i jest kosztowne – mówimy tutaj nie tylko o kosztach związanych z zakupem metalowych szaf, których zadaniem jest zabezpieczenie dokumentów przed czynnikami zewnętrznymi (takimi jak np. ogień), ale również o roboczogodzinach związanych z opisywaniem dokumentów, a następnie ich skanowaniem, gdy zajdzie nieprzewidziana wcześniej potrzeba. Wciąż rosnąca liczba wymaganych prawem dokumentów nastręcza wielu problemów z ich przechowywaniem. Potrzebne są kolejne szafy, a nawet pomieszczenia. Rosną więc i koszty. Nie musi tak być. Elektroniczne dokumenty zdecydowanie ograniczają te wydatki, a dodatkowo dają możliwość bezpośredniego dostępu do nich z każdego miejsca, w dowolnym czasie.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>
Bezpieczne przechowywanie akt osobowych
Bardzo istotną kwestię stanowi również bezpieczeństwo w przechowywaniu akt pracowniczych. Od 1 stycznia 2020 r. każdy pracodawca zobowiązany jest przestrzegać nowych, zaostrzonych przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji. W pomieszczeniach, gdzie archiwizowane są akta pracownicze, należy zachować odpowiednią wilgotność oraz temperaturę. Dodatkowym utrudnieniem jest wymóg pomiaru temperatury i wilgotności, który powinien być realizowany codziennie, a wyniki zapisywane. Mając e-teczkę, nie musimy pamiętać o tych obostrzeniach.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, pracy i polityki społecznej z dn. 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej w rozdziale 3 precyzyjnie określa, w jaki sposób należy prowadzić i przechowywać dokumentację w postaci elektronicznej. Przepisy dotyczące kwestii bezpieczeństwa mają wyeliminować ryzyko wycieku informacji oraz w maksymalny sposób zabezpieczyć wrażliwe dane. Dostęp do e-teczek mogą mieć tylko upoważnione osoby wskazane przez pracodawcę. Skraca się również czas wyszukiwania danego dokumentu. Nie ma potrzeby wertowania całej teczki czy segregatora w celu znalezienia potrzebnego dokumentu. Wystarczy opcja „wyszukaj”, aby za kilka sekund dysponować potrzebnym pismem na ekranie. Czas w ten sposób zaoszczędzony, pracownik działu HR może przeznaczyć na inne zadania.
E-teczka prosta we wdrożeniu i obsłudze
Wielu z nas obawia się, że wdrożenie e-teczki, czyli elektronicznego dostępu do akt osobowych, będzie procesem żmudnym i wymagającym konsultacji prawniczych lub wprowadzenia w organizacji skomplikowanych procedur. Rzeczywistość jednak jest taka, że wielu dostawców usług kadrowo-płacowych (w tym i Grant Thornton) przekazuje możliwość korzystania z e-teczki już w standardowej usłudze. Technicznie proces odbywa się w ten sposób, że papierowe wersje dokumentów są skanowane, konwertowane do formatu PDF, a następnie przesyłane do odpowiedniej zakładki w e-Teczce. Dokumenty automatycznie klasyfikowane są na 4 części, zgodnie z ustawową strukturą. W pierwszej części, A, znajdują się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, kopie dyplomów potwierdzających zdobyte wykształcenie, a także świadectwa pracy od poprzednich pracodawców). Część B, to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (w tym umowy o pracę lub zaświadczenia o szkoleniach ukończonych w trakcie zatrudnienia). W części C gromadzimy dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, zaś w części D, informacje o karach porządkowych nakładanych na pracownika. Dostęp do dokumentacji pracowniczej jest aktualizowany na bieżąco, a dokumenty mają swój elektroniczny odpowiednik dostępny „na żądanie” dla osób upoważnionych do przetwarzania danych wrażliwych. Czyż nie usprawnia to dzisiaj transferu informacji i w konsekwencji również decyzyjności? W ten sposób możemy szybko udzielić pracownikowi odpowiedzi na jego zapytania dot. bilansu urlopowego, zweryfikować zapisy ostatniego aneksu do umowy o pracę lub sprawdzić w jakich szkoleniach uczestniczył nasz pracownik etc.
Technologia kluczowa dla Millenialsów i Pokolenia X
Przejście pracodawcy na e-teczkę świadczy o jego nowoczesnym podejściu do kwestii pracowniczych. Daje sygnał, że sprawy bezpieczeństwa danych osobowych są mu bliskie i ich nie lekceważy. Takie podejście ma również wpływ na środowisko naturalne i realnie przyczynia się do ograniczenia zużycia papieru, a tym samym wycinania lasów. Marka pracodawcy wzrasta na tle konkurencji i daje przewagę rynkową nad pozostałymi. Wykorzystajmy zatem ten atut także „employer brandingowo”!
Nie wiemy czy sytuacja, w której obecnie się znaleźliśmy, będzie się powtarzać. Wszystko jednak wskazuje na to, że home office na stałe zagości w realiach naszego zawodowego życia. Po tygodniach doświadczeń z pracą zdalną wiemy jakich narzędzi brakuje nam do efektywnego przepływu informacji i sprawnego zarządzania danymi. Zadbajmy już teraz o naszą przyszłość. Biznes nie może czekać na papier.
Potrzebujesz wsparcia dla swojej firmy w tym trudnym czasie?
Skorzystaj z pakietu szczepionkowego Grant Thornton >>.
Te usługi pomogą Tobie przetrwać kryzys >>.
autorzy: Katarzyna Romanowska (Menedżer ds. kadr i płac) i Sabina Włodarz-Jarzyna (Specjalista ds. Kadr i Płac)
