Czy część E akt osobowych musi być na stałe dodana do akt osobowych pracownika?

Czy pracownicze akta osobowe powinny się składać z części „E” tylko wtedy, gdy dany pracownik był badany na obecność niedozwolonych środków w organizmie? A może wszystkim pracownikom trzeba założyć część „E” akt osobowych po zmianie przepisów w zakresie kontroli trzeźwości w miejscu pracy?

21 lutego 2023 r. weszły w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy dotyczące kontroli trzeźwości w miejscu pracy. Odtąd pracodawca może wprowadzić w firmie prewencyjną kontrolę trzeźwości pracowników lub kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.

W związku z powyższymi zmianami, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, obecnie w części E akt osobowych pracodawca powinien przechowywać następujące dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

• a) „informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c  6 Kodeksu pracy),
• b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d 10 Kodeksu pracy),
• c) informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1c 6 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),
• d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d 10 i art. 22^1f § 2 Kodeksu pracy).”.

Czy akta osobowe wszystkich pracowników powinny mieć część E?

Czy powyższe regulacje oznaczają, że część E akt osobowych musi być na stałe dodana do akt osobowych pracownika? TAK. Niezależnie od tego, czy pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, pracodawca powinien dodać w aktach osobowych część E. Z perspektywy kadrowo-płacowej akta osobowe powinny zawierać 5 części, aby być prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton >>