Korekta odpisu na ZFŚS – tylko do 31 grudnia 2023 roku!

Pracodawcy są zobowiązani do skorygowania odpisów podstawowych na ZFŚS do 31 grudnia 2023 roku, jeśli okaże się, że rzeczywiste zatrudnienie nie było adekwatne do zaplanowanej wcześniej wartość oraz wysokości przekazanych na rachunek ZFŚS środków.

Korekta odpisu na ZFŚS jest podstawowym zadaniem pracodawców – trzeba jej dokonać najpóźniej do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego. Procedura wymaga weryfikacji stanu zatrudnienia (tj. powtórzenia obliczeń wykonanych na początku roku, z zastosowaniem bieżących danych o stanie zatrudnienia) i stanu wpłaconych kwot, a następnie ich korekty, w celu uniknięcia potencjalnych kar finansowych.

Zmiany w odpisach na ZFŚS w 2023 roku

W pierwszej połowie roku, do 30 czerwca, podstawą naliczania odpisu była kwota przeciętnego wynagrodzenia z II półrocza 2019 roku – w wysokości 4434,58 zł, natomiast od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku podstawę stanowi („odmrożona”) kwota z II półrocza 2021 roku, tj. 5104,90 zł. Te zmiany wprowadziły konieczność dokonania korekty odpisu na koniec roku i dostosowania wpłat do faktycznego stanu zatrudnienia.

Stawki procentowe odpisu na ZFŚS i jego zwiększeń

Stawki procentowe odpisu na ZFŚS i jego zwiększeń w 2023 roku są następujące:

• na jednego zatrudnionego, nie będącego pracownikiem młodocianym ani wykonującym prace w szczególnych warunkach lub prac o szczególnym charakterze – 37,5%;
• na jednego pracownika młodocianego – 5%, 6% i 7%, odpowiednio w pierwszym, drugim i trzecim roku nauki;
• na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – 50%;
• na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności – 6,25% (fakultatywne zwiększenie odpisu);
• na każdego emeryta i rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną – 6,25% (fakultatywne zwiększenie odpisu);
• na każdą zatrudnioną osobę, u pracodawców, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczyli na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu – 7,5% (fakultatywne zwiększenie odpisu).

Ustalanie przeciętnej liczby zatrudnionych

Pracodawcy muszą ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych, korzystając z jednej z trzech metod:

1. metody średniej arytmetycznej (najbardziej precyzyjnej) – polegającej na sumowaniu liczby zatrudnionych każdego dnia miesiąca i podzielenia jej przez liczbę dni;
2. metody uproszczonej (dobrej dla firm o stabilnym poziomie zatrudnienia) – sprowadza się ona do dodania stanu zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, a następnie podzielenia sumy przez 2;
3. lub metody średniej chronologicznej (adekwatnej w przypadku firm notujących rotację, ale bez diametralnych zmian w liczbie zatrudnionych) – sprowadza się ona do uwzględnienia połowy stanu zatrudniania z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz pełnego stanu zatrudnienia z 15. dnia miesiąca, następnie obie wartości się sumuje i dzieli przez dwa.

Precyzyjne obliczenie rzeczywistej przeciętnej liczby zatrudnionych w ciągu roku kalendarzowego obejmuje konieczność ustalenia liczby zatrudnionych w różnych wymiarach czasu pracy – należy zebrać dane o liczbie pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy oraz tych pracujących na część etatu (np. pół etatu, ćwierć etatu) w każdym miesiącu – dopiero te dane pozwolą na obliczenie rzeczywistej średniej liczby zatrudnionych, w przeliczeniu na pełne etaty. Suma tych średnich z każdego miesiąca, podzielona przez 12, da obraz faktycznego stanu zatrudnienia w firmie.

Jak wygląda procedura korekty odpisu na ZFŚS na koniec roku w kolejnych krokach?

Korekta odpisu na ZFŚS wymaga od pracodawcy:

1. obliczenia faktycznej średniej liczby zatrudnionych – zgodnie z którąś spośród wyżej wskazanych metod;
2. weryfikacji prawidłowej wysokości odpisu – porównania obliczonej kwoty z kwotą przekazaną na rachunek ZFŚS w terminie do 30 września (przy czym pracodawca w terminie do 31 maja musi odprowadzić aż 75% kwoty odpisu);
3. dokonania korekty – w przypadku niedopłaty, pracodawca powinien niezwłocznie dokonać wpłaty uzupełniającej; w przypadku nadpłaty, możliwe jest pomniejszenie odpisu za kolejny rok lub wycofanie nadpłaty z funduszu (jeśli kwota się zgadza, nie wymaga to żadnych dalszych działań).

Podstawa prawna:

• Art. 3, art. 5, art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r., poz. 998 ze zm.).
• § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2009 r. nr 43 poz. 349).

Honorata Zakrzewska-Krzyś

Główny specjalista ds. content marketingu i publikacji międzynarodowych w Grant Thornton. Prasowy dziennikarz ekonomiczny z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym, samodzielna księgowa. Wieloletni współpracownik Grupy Wydawniczej Infor oraz Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Pisała m.in. dla Dziennika Gazety Prawnej czy Wydawcy Harvard Business Review Polska. Laureatka wyróżnienia prasowego „Pióro Odpowiedzialności” przyznawanego przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu.