W dniu 4 maja 2019 r. zaczęły obowiązywać znowelizowane przepisy Ustawy o ZFŚS nakładające na pracodawców nowe obowiązki.
Członkowie Komisji Socjalnej powinni posiadać pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wraz ze zobowiązaniem do zachowania ich w tajemnicy.
Przechowywanie danych osobowych jest dopuszczalne przez okres niezbędny do uzyskania świadczeń z ZFŚS oraz okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń z tego tytułu.
Nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym będzie konieczny przegląd danych osobowych w celu usunięcia zbędnych danych.
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów udostępnienie pracodawcy danych osobowych przez osobę uprawnioną do korzystania z Funduszu, w celu przyznania jej ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
W związku z tym, że przy rozdzielaniu środków funduszu jednym z kryteriów jest sytuacja osobista – w tym zdrowotna, osoby wnioskującej o świadczenie, osoby zasiadające w komisji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mają dostęp do danych wrażliwych dotyczących stanu zdrowia pracownika lub członków jego rodziny. Zmienione przepisy wskazują, że do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.21), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są także obowiązane do zachowania ich w tajemnicy (art. 8 ust. 1b).
Pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń oraz np. możliwej kontroli ze strony ZUS.
Ponadto, pracodawca jest zobligowany do przeglądu danych osobowych, o których mowa powyżej nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji określonego celu.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie obsługi kadrowej pracowników? Skorzystaj z outsourcingu kadr i płac Grant Thornton >>
Podstawa prawna:
Art. 27. Ustawa z dnia 21.02.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
Art. 8 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 316; ost. zm. Dz. U. z 2019 r. poz. 730
