Wynagrodzenie za pracę podlega szczególnej ochronie – pracodawca nie może potrącać jakichkolwiek kwot z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody, poza wyjątkami które są określone w przepisach prawa. O szczegółach piszemy poniżej.
Sposób, w jaki pracodawca dokonuje potrąceń z wynagrodzenia pracownika, zależy głównie od tego, z jakiego tytułu tę czynność wykonuje, a także od wysokości zarobków danego pracownika. Pracodawca musi zachować ostrożność przy tego typu działaniach, gdyż potrącenie dokonane niezgodne z przepisami może narazić go na konsekwencje finansowe, a w niektórych przypadkach nawet na odpowiedzialność sądową.
Chcesz mieć perfekcyjnie prowadzone sprawy kadrowo-płacowe pracowników? Skorzystaj z usług ekspertów Grant Thornton >>
O czym pracodawca musi pamiętać przy potrąceniach?
Potrąceń dokonuje się z wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracodawca, dokonując obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia za pracę musi pamiętać, aby w sposób prawidłowy:
- ustalić podstawę obowiązkowych potrąceń,
- określić maksymalną dopuszczalną kwotę potrącenia,
- sprawdzić, ile wynosi kwota wolna od potrąceń,
- ustalić faktyczną, możliwą kwotę do potrącenia.
Rodzaje potrąceń
Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie pracy wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje potrąceń:
- potrącenia, które są dokonywane niezależnie od zgody pracownika (tzw. potrącenia ustawowe czy obowiązkowe);
- potrącenia, które są dokonywane za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, dokonywane na rzecz pracodawcy bądź innych podmiotów.
Należności podlegające obowiązkowym potrąceniom
Potrąceniami nie wymagającymi pisemnej zgody pracownika są następujące należności:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych, niż świadczenia alimentacyjne,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- kary pieniężne przewidziane w art. 108 KP (kary porządkowe).
Zabezpieczenie wynagrodzeń przed potrąceniami
W celu ochrony oraz zabezpieczenia wynagrodzeń pracowników, ustalono dwa rodzaje ograniczeń:
- przewidziano maksymalne granice potrąceń
- ustalono kwotę wolną od potrąceń.
Poniżej znajduje się tabela prezentująca granice potrąceń:
| Potrącenie | Granice potrącenia |
| egzekucja świadczeń alimentacyjnych | do wysokości 3/5 wynagrodzenia pracownika |
| egzekucja innych zobowiązań niż alimentacyjne, egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych | do wysokości ½ wynagrodzenia pracownika |
| potrącenie zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi | do wysokości ½ wynagrodzenia pracownika
|
| kary pieniężne za jedno wykroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika | nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu wszystkich wyżej wymienionych potrąceń |
| egzekucja świadczeń alimentacyjnych z egzekucją innych należności, potrąceniami zaliczek pieniężnych | do wysokości 3/5 wynagrodzenia, |
| egzekucja innych należności niż świadczenia alimentacyjne z potrąceniami zaliczek pieniężnych | do wysokości 1/2 wynagrodzenia. |
Kwota wolna od potrąceń
Warto zapamiętać, że po dokonaniu wszystkich potrąceń, z wyjątkiem tych na cele alimentacyjne, pracownikowi musi pozostać minimalna kwota na utrzymanie. Jeżeli chodzi o kwotę wolną od potrąceń w przypadku zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi, to kwota ta wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę (po odliczeniu w/w/ składek i zaliczki na podatek). Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku kary pieniężnej za jedno przekroczenie, lub za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności. W takiej sytuacji kwota wolna od potrąceń wynosi 90% minimalnego wynagrodzenia za pracę (po wspomnianych odliczeniach). Wolna od wszelkich potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługująca pracownikowi który jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (oczywiście po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych).
Kwota wolna a alimenty
W przypadku egzekucji świadczeń alimentacyjnych nie ma kwoty wolnej od potrąceń – w takim przypadku potrącenie może być dokonywane nawet bez wcześniej wszczętego postępowania egzekucyjnego. Z kolei w przypadku egzekucji innych zobowiązań niż alimentacyjne, kwota wolna od potrąceń, to kwota aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. W przypadku egzekucji świadczeń alimentacyjnych, przyznane pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie roczne, nagrody przyznawane z zakładowego funduszu nagród, a także należności przysługujące pracownikowi z tytułu udziału w zysku firmy, podlegają całkowitemu zajęciu (cała kwota zostaje przekazana komornikowi na pokrycie zadłużenia).
Kolejność potrąceń i zgoda pracownika
Potrąceń z wynagrodzenia dokonuje się w kolejności podanej w art. 87 § 1 KP. Oznacza to, że należności wymienione w dalszej kolejności mogą być potrącane dopiero po dokonaniu – w dopuszczalnych granicach – potrąceń należności wymienionych w pierwszej kolejności.
Wszelkie inne należności niż te, które są wymienione w Kodeksie pracy w art. 87 § 1 i 7 mogą być potrącone z wynagrodzenia pracownika tylko i wyłącznie za jego pisemną zgodą. Należności te, to np. pożyczki udzielone pracownikowi z kasy zapomogowo-pożyczkowej lub zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, kredyty bankowe, składki związkowe, składki na dobrowolne grupowe ubezpieczenie pracownicze.
W przypadku uzyskania pisemnej zgody pracownika, pracodawca ma prawo potrącić z jego wynagrodzenia każdą kwotę, pozostawiając mu jedynie:
- w przypadku potrąceń na rzecz pracodawcy – minimalne wynagrodzenie za pracę (po odliczeniu składek na ub. społ. i zaliczki na podatek),
- w przypadku dobrowolnych potrąceń, które nie są potrącane pracownikowi na rzecz pracodawcy – 80% minimalnego wynagrodzenia (po w/w odliczeniach).
Pisemna zgoda na potrącenia
Należy pamiętać, że zgoda pracownika dotycząca potrąceń musi być wyrażona na piśmie, gdyż niezachowanie tej formy skutkuje jej nieważnością. Zgodnie z opinią Sądu Najwyższego, wyrażenie przez pracownika zgody, bez zachowania formy pisemnej, na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. (czyli sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych, zaliczek i kar) jest nieważne.
