W okresie epidemii pracodawcy i pracownicy coraz częściej decydują się na rozwiązanie umowy w formie elektronicznej. Taki sposób zakończenia stosunku pracy rodził jednak pytania dotyczące sposobu przechowywania elektronicznego dokumentu w tradycyjnych aktach osobowych pracownikach. Najnowsze stanowisko MRPiT rozwiało wszelkie wątpliwości.
Zgodnie z art. 30 par. 3 kodeksu pracy oświadczenie dot. rozwiązania lub wypowiedzenia umowy powinno nastąpić na piśmie, tj. poprzez podpisanie dokumentu o zakończeniu stosunku pracy własnoręcznym podpisem. Przy składaniu oświadczenia woli w formie elektronicznej niezbędne jest opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wg art. 78(1) par. 1 kodeksu cywilnego. Mailowe wypowiedzenie zawierające elektroniczny podpis kwalifikowany jest równorzędne z tradycyjną formą pisemną opatrzoną odręcznym podpisem.
Jak przechowywać elektroniczne oświadczenie woli pracownika lub pracodawcy w aktach prowadzonych w formie papierowej?
Zgodnie z art. 94. 9a kodeksu pracy, pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeżeli zatem pracodawca otrzyma oświadczenie o rozwiązaniu umowy w formie elektronicznej, prowadząc dokumentację pracowniczą w postaci papierowej, do celu przechowywania należy zmienić postać tego oświadczenia. Stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 8 marca 2021 r. potwierdziło powyższe stwierdzając, iż:
„jeżeli, zgodnie ze swoim wyborem, pracodawca prowadzi np. całość dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, to w przypadku wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę dokonanego w formie elektronicznej (…), dokument zawierający oświadczenie woli pracodawcy w tym zakresie, po przekształceniu jego postaci na papierową powinien zostać dołączony do pozostałej dokumentacji papierowej i w takiej postaci być przechowywany”.
Jak przechowywać oświadczenie woli w formie papierowej w aktach prowadzonych w formie elektronicznej?
W sytuacji, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie elektronicznej ma zostać dołączony dokument w postaci papierowej „pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji” – zgodnie z par. 11 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>
