Praca zdalna – pełna lista obowiązków pracodawcy

Praca zdalna cieszy się dużą popularnością wśród pracowników, głównie z uwagi na oszczędność czasu wynikającą z braku konieczności codziennego dojeżdżania do firmy – stąd wielu pracodawców ją umożliwia. Ale czy każdy pracodawca zdaje sobie sprawę z pełnej listy obowiązków do spełnienia wynikających z oddelegowania pracownika do pracy zdalnej?

Praca zdalna zdobywa coraz większą popularność, przynosząc korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Aby jednak model ten funkcjonował sprawnie, pracodawcy muszą spełnić szereg obowiązków kadrowo-płacowych. Poniżej przedstawiamy kompleksową listę tych obowiązków wraz z ich rozwinięciem.

1. Zapewnienie narzędzi i materiałów do pracy zdalnej

Pracodawca jest zobowiązany do dostarczenia pracownikowi wszystkich niezbędnych narzędzi i materiałów do pracy zdalnej. Urządzenia powinny spełniać normy bezpieczeństwa i higieny pracy, zabezpieczając użytkownika przed różnymi zagrożeniami, takimi jak porażenie prądem czy nadmierny hałas. Ergonomia stanowiska pracy również jest kluczowa.

2. Serwisowanie i konserwacja narzędzi pracy na home office

Pracodawca musi zapewnić serwisowanie, instalację oprogramowania oraz konserwację narzędzi pracy. Niezbędna jest także pomoc techniczna oraz odpowiednie szkolenia przygotowujące pracownika do wykonywania pracy zdalnej.

3. Pokrycie kosztów pracy zdalnej

Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak zużycie energii czy korzystanie z usług telekomunikacyjnych. Zwrot kosztów może nastąpić w formie ekwiwalentu odpowiadającego faktycznie poniesionym wydatkom lub z góry ustalanego (uśrednionego) ryczałtu.

Wysokość ekwiwalentu pieniężnego powinna być ustalana na podstawie faktycznych kosztów. Z kolei wysokość ryczałtu jest z góry ustalona, przy czym – jeśli odbiega od standardowych stawek – jej wartość może zostać zakwestionowana przez urząd skarbowy i ZUS. Pracodawcy i pracownicy jednak starają się ostrożnie uzgadniać stawki, żeby nie narazić się na ich zakwestionowanie przez wyżej wymienione instytucje ze względu na ich wysokość. Tym samym unikają ryzyka opodatkowania tego dodatku i jego oskładkowania na takich zasadach, jakie dotyczą przychodu ze stosunku pracy. Dotychczasowe interpretacje to potwierdzają – są wydawane na korzyść podatników.

4. Ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu przez pracownika

Pracownik ma prawo korzystania z własnego sprzętu (o ile spełnia on wymogi wskazane w dziale 10, rozdziale IV Kodeksu pracy) – decyzja ta leży po jego stronie, ale pracodawca może wyrazić na to zgodę lub odmówić. Jeśli strony uzgodnią, że praca zdalna będzie wykonywany przy wykorzystaniu prywatnych narzędzi pracy pracownika, wówczas pozostaje ustalenie zasad ich użytkowania w celach służbowych. Pracownikowi przysługuje w takiej sytuacji ekwiwalent pieniężny za korzystanie z własnego sprzętu, którego wysokość jest ustalana indywidualnie. Przy jego określaniu trzeba uwzględnić gł. normy zużycia danego sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe czy ilość materiału wykorzystanego do pracy zdalnej.

5. Dodatkowe obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Oprócz obowiązków ustawowych, na pracodawcy mogą ciążyć również dodatkowe obowiązki zawarte w regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniu zbiorowym.

Oczywiście nie tylko pracodawcy mają obowiązki związane z pracą zdalną. W drugiej części artykułu przyjrzymy się temu zagadnieniu z perspektywy pracownika.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<