ZUS wdraża e-zwolnienia i zwiększa swoje możliwości kontrolne

Zapowiada się koniec papierowych zwolnień lekarskich. Od 1 stycznia 2016 roku ZUS wprowadził system elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA). Jego głównym celem jest ograniczenie nadużywania zwolnień lekarskich a także większa kontrola.

Informacja o chorobie pracownika będzie docierać do pracodawcy i ZUS-u od razu po wprowadzeniu do systemu. Weryfikacja zwolnienia będzie możliwa już pierwszego dnia choroby. Intencją Ustawodawcy jest wyeliminowanie papierowych zwolnień do końca 2017 roku.

Nowe przepisy obligują lekarza do wystawienia zwolnienia w formie elektronicznej, poprzez specjalny wirtualny profil pacjenta w ZUS. Profil dostępny jest on-line w systemie informatycznym ZUS (PUE). Tak więc już pierwszego dnia choroby istnieje szansa na zweryfikowanie zwolnienia przez pracodawcę i ZUS. Głównym celem reformy jest bowiem skuteczniejsza kontrola, która przełoży się na wymierne oszczędności z powodu szybkiej eliminacji możliwych nadużyć.

Wystawianie e-ZLA będzie trwać krócej niż wypisywanie papierowego zwolnienia. Platforma ZUS daje lekarzowi dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków rodziny. Identyfikacja pacjenta następuje poprzez numer PESEL. Po jego wprowadzeniu do systemu pozostałe dane zostaną automatycznie uzupełnione lub podpowiedziane. Ponadto zweryfikowana będzie data początku okresu niezdolności według zasad wystawiania zwolnień określonych w przepisach. Gotowe e-zwolnienie trafia via internet do ZUS i zakładu pracy pacjenta (bez kodu choroby).

Żeby skorzystać z e-ZLA pracodawcy zatrudniający co najmniej 5 osób powinni byli do końca 2015 roku założyć bezpłatny profil płatnika składek w systemie ZUS. Jeśli pracodawca nie posiada konta w portalu, lekarz wydrukuje zwolnienie z systemu i przekaże je pacjentowi, którego obowiązkiem jest przekazanie go swojemu pracodawcy. Pracodawca, który nie założył konta na portalu ZUS musi poinformować o tym swoich pracowników i przypomnieć o obowiązku dostarczania wydruku zwolnienia w formie papierowej.

Papierowa forma zaświadczeń lekarskich nadal będzie respektowana w przypadku gdy wystawienie dokumentu elektronicznego nie będzie możliwe (np. podczas wizyt domowych lub w razie braku dostępu do internetu). Na wystawiającym taki dokument ciąży jednak obowiązek jego przekazania na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS w ciągu 3 dni roboczych.

Korzyści dla pracodawców:

• Pracodawca, który posiada profil na PUE otrzymuje natychmiast wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi e-ZLA i samo zwolnienie.
• Platforma PUE umożliwia dostęp do wszystkich elektronicznych zwolnień wysłanych na profil płatnika.
• Pracodawca może drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnienia.

Warto pamiętać, że pracodawca, który otrzyma od swojego pracownika zwolnienie w formie wydruku e-ZLA (bo pracodawca nie ma profilu w systemie ZUS) nie musi przekazywać go do ZUS – ono trafi tam automatycznie po wystawieniu przez lekarza. Jednak w przypadku pracodawcy, który nie jest płatnikiem zasiłków – będzie musiał on przekazać do ZUS niezbędne dokumenty (m.in. zaświadczenie wystawione na druku ZUS Z-3).

Od stycznia 2016 formę elektroniczną będą miały także zaświadczenia wystawiane przez lekarza orzecznika, w razie stwierdzenia podczas kontroli, wcześniejszej daty ustania niezdolności do pracy niż orzeczona w zwolnieniu lekarskim. Będą one udostępniane płatnikowi składek na zasadach określonych dla zwolnień lekarskich.

Płatnicy składek, którzy utworzą profil informacyjny płatnika składek (PUE) są zobowiązani do jego utrzymywania nawet wtedy, gdy nie będzie już do nich miał zastosowania obowiązek przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych.

System otwiera szansę na usprawnienie pracy urzędników, choć jak pokazują wcześniejsze doświadczenia wiele zależeć będzie od sposobu wdrożenia nowego rozwiązania i wypracowania modelu współpracy pomiędzy interesariuszami: NFZ, płatnikami i lekarzami.

Wojciech Chromik
Menedżer
Grant Thornton