Jak zorganizować powrót pracowników do biur w "nowej normalności"

Wielu pracodawców zaczyna sięgać w przyszłość i podejmować działania nakierowane na powrót pracowników do biur. Na co powinni położyć nacisk? Co jest najważniejsze? Jak będą wyglądać biura w „nowej normalności”?

 

W obliczu pandemii koronawirusa firmy zdecydowały się na przeorganizowanie pracy. Choć minął prawie rok od jej rozpoczęcia, w dalszym ciągu ogromna liczba zatrudnionych wykonuje pracę zdalną, bądź pracuje w systemie zmianowym. Pracodawcy zaczynają jednak sięgać w przyszłość, co oznacza, że coraz więcej przedsiębiorstw podejmuje już działania nakierowane na stworzenie systemu powrotu pracowników do biur. W związku z tym poszczególne firmy, w zależności od swojej branży, struktury, wielkości oraz posiadanej powierzchni muszą wypracować wewnętrzne procedury i zasady funkcjonowania.

 

Wytyczne PIP dla bezpiecznego powrotu do biur

Państwowa Inspekcja Pracy w maju 2020 r. wydała szereg zaleceń dla firm wznawiających pracę. Mimo tego, że wytyczne nie są do końca sprecyzowane, stanowią one punkt wyjścia w zaplanowaniu reorganizacji biura do działalności w nowych warunkach. Co ma pomóc w minimalizowaniu zagrożenia zakażeniem Covid-19 w przestrzeni biurowej? Dbanie o wydajną wentylację pomieszczeń, oddzielenie stanowisk pracy przegrodami, zapewnienie dodatkowej przestrzeni pomiędzy pracownikami (nie może być to mniej, niż 13 m³ wolnej objętości oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni na pracownika), zmianowość na stanowiskach pracy – to jedne z wielu możliwych do zastosowania środków.

 

Jak będą wyglądały biura w „nowej normalności”?

Nie ulega wątpliwości, że pracownicy będą chcieli wrócić do biur, które spełniają ich potrzeby i będą dla nich bezpiecznym miejscem wykonywania obowiązków służbowych. W związku z powrotem do stacjonarnej pracy w firmach, zostało przeprowadzonych wiele ankiet. Miedzy innymi w badaniach prowadzonych przez Rejestr Dłużników BIG InfoMonitor, 82 proc. badanych wykonujących pracę zdalną – mimo tego, że wypełnianie zawodowych obowiązków odbywa się w mocno utrudnionych warunkach (razem z dziećmi, małżonkiem czy partnerem) – ocenia, że to rozwiązanie w ich przypadku się sprawdziło. Natomiast 13 proc. ankietowanych wydaje negatywną opinię na temat home office. 56 proc. respondentów uważa, że praca zdalna nie jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ wydajność pracowników znacznie spada, a 31 proc. badanych uskarża się na brak odpowiedniego sprzętu.

Można śmiało stwierdzić, iż nastąpiła „nowa normalność”, co oznacza między innymi rezerwację biurek, pracę z domu na przemian z pracą z biura czy system pracy rotacyjnej.

W związku z powyższym, hybrydowy model pracy, czyli umożliwienie realizowania obowiązków w trybie zdalnym i w biurze, jest najbardziej prawdopodobną wersją funkcjonowania wielu przedsiębiorstw.

 

Zasady bezpiecznej organizacji biura w hybrydowym modelu pracy

Pracodawca wprowadzając pracę zdalną, jak również tzw. hot deski, ma obowiązek zagwarantowania odpowiednio higienicznych oraz bezpiecznych warunków pracy. Powinien poinformować pracowników o obowiązujących ich zasadach wykonywania obowiązków: w sposób pozwalający na zachowanie dystansu, ale jednocześnie efektywne wykonywanie zadań.

Przejrzyste zasady pracy w biurze w warunkach epidemii przyczynią się do ograniczenia ryzyka odpowiedzialności pracodawcy w razie zarażenia członków zespołu. Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, to pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan BHP w zakładzie pracy dostosowany do panujących w nim warunków, a także konsekwencje za jego niezapewnienie.

To, co pracodawca powinien udostępnić w pierwszej kolejności, to jasne instrukcje i konkretne wytyczne. Edukacja pracowników, dobre praktyki oraz wyrobienie zdrowych nawyków sprawi, że pracownik powracający do biura będzie miał komfort psychiczny.

 

UWAGA! Bez zaspokojenia podstawowej potrzeby bezpieczeństwa, o samorealizacji i rozwoju w miejscu pracy nie może być mowy.

 

Najważniejsze? Bezpieczeństwo i kluczowe potrzeby biznesu

Pandemia znacząco wpłynęła na sposób organizacji pracy w firmach. Nadzieję na powrót do „nowej normalności” dała szczepionka. Trzeba jednak pamiętać, że obecnie biurowa rzeczywistość znacząco będzie różnić się od tej, którą pamiętamy sprzed kilkunastu miesięcy. Zakłady pracy powinny zwracać uwagę na zalecenia i wytyczne, które uwzględniają specyficzne warunki prowadzenia danego rodzaju działalności. Ważne jest, by przy planowaniu procesu powrotów do przestrzeni biurowej przedsiębiorstwa bazowały na danych dotyczących kluczowych potrzeb własnego biznesu.

 

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >> 

 

Specjalista ds. kadr i płac w Departamencie Outsourcingu. od 2017 związana z Grant Thornton. Absolwentka Europejskiej Wyższej Szkoły Prawa i Administracji oraz Podyplomowego Studium Prawa Ubezpieczeniowego Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Ukończyła Kurs Specjalisty ds. Kadr i Płac w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce, dzięki czemu zajmuje się outsourcingową obsługą małych i średnich przedsiębiorstw. Grant Thornton

Zobacz także

Skomentuj