7 kluczowych kadrowo-płacowych skutków odwołania stanu zagrożenia epidemiologicznego

Koniec stanu zagrożenia epidemicznego w sferze kadrowo-płacowej, to nie tylko powrót do obowiązków sprzed pandemii dotyczących badań lekarskich czy szkoleń BHP. Sprawdź czy znasz je wszystkie!

16 czerwca 2023 r. w Dzienniku Ustaw zostało opublikowane rozporządzenie w sprawie odwołania stanu zagrożenia epidemiologicznego z dniem 1 lipca br. Jakie skutki niesie za sobą ta zmiana odnośnie upływu ważnych terminów dla pracodawców i pracowników?

1. Pracodawcy będą mieć 180 dni na wykonanie zawieszonych obowiązków dotyczących badań lekarskich.
2. Szkolenia BHP pracodawcy będą musieli zrealizować w przeciągu 60 lub 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego – trwają prace legislacyjne.
3. Nastąpi koniec „przymusowych” zaległych urlopów wypoczynkowych.
4. Powrócą obowiązki z zakresu tworzenia i działania ZFŚS.
5. Zostanie wyznaczony dokładny termin wygaśnięcia orzeczeń o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności.
6. Obcokrajowcy, którzy korzystali z przedłużenia ważności dokumentów umożliwiających pobyt i pracę w RP w okresie pandemii i stanu zagrożenia epidemicznego, a także zatrudniający ich pracodawcy, będą mieli 30 dni na złożenie stosownych wniosków.
7. Koniec elastycznych warunków zatrudnienia na mocy specustawy dla pracowników z sektora tzw. infrastruktury krytycznej i inne.

1. Badania lekarskie

Zgodnie z przepisami art. 31m specustawy orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność minęła po 7 marca 2020 r. będą aktualne do upływu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, tj. do 28 grudnia 2023 roku.

W tym terminie stracą również ważność orzeczenia wstępne i kontrolne wydane przez innych lekarzy niż lekarz medycyny pracy lub specjalista, na mocy art. 12a ust. 3 specustawy. Zatem najpóźniej do 28 grudnia br. pracownicy posiadający takie orzeczenia powinni uzyskać orzeczenie od uprawnionego lekarza.

Ponadto 28 grudnia br. wróci – dotychczas wstrzymany – obowiązek kierowania pracowników na okresowe badania lekarskie (także wykonywane obligatoryjnie po zaprzestaniu pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających, względnie na wniosek zatrudnionego w takich warunkach już po rozwiązaniu stosunku pracy).

Zniesienie stanu zagrożenia epidemicznego z dniem 1 lipca br. będzie skutkowało także powrotem do obowiązku kierowania na wstępne badania lekarskie kandydatów do pracy, z wyjątkiem osób angażowanych w ciągu 30 dni od zakończenia poprzedniego stosunku pracy przez:

• tego samego pracodawcę na to samo stanowisko lub o identycznych warunkach pracy,
• innego pracodawcę, jeśli mają aktualne orzeczenie o braku przeciwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania odpowiadających warunkom pracy obowiązującym na proponowanym stanowisku (z wyjątkiem prac szczególnie niebezpiecznych).

2. Szkolenia BHP

Trwają prace legislacyjne nad ustawą o świadczeniach wspierających (druk sejmowy nr 3130), na mocy której termin 60 dni na wykonanie okresowych szkoleń BHP miał zostać wydłużony do 180 dni, jednak 23 czerwca br. senat wniósł poprawki, zgodnie z którymi chce wykreślenia tego punktu z ustawy. Na ten moment okresowe szkolenia BHP, które powinny się odbyć między 14 marca 2020 roku a 31 lipca 2023 roku, będzie trzeba zorganizować najpóźniej do 29 sierpnia 2023 r., a następnie uzupełnić tyczącą się ich dokumentację w aktach osobowych pracowników.

Równocześnie wszystkie wstępne szkolenia BHP po 1 lipca 2023 r. ponownie będzie trzeba realizować stacjonarnie.

3. Koniec „przymusowych” zaległych urlopów wypoczynkowych

Podczas obowiązywania przepisów covidowych (na podst. art. 15gc specustawy) pracodawca mógł wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze do 30 dni, bez jego zgody, w wybranym przez siebie terminie, nieuzgodnionym wcześniej w zakładowym planie urlopów (chodzi o niewykorzystany urlop z poprzedniego roku). Po zniesieniu stanu zagrożenia epidemicznego, tj. z początkiem lipca br., przepisy dotyczące zaległych urlopów wypoczynkowych wrócą do reguł sprzed pandemii. Oznacza to, że pracodawcy powinni generalnie wysyłać pracowników na urlop wypoczynkowy zgodnie z planem urlopów stworzonym na podstawie wniosków pracowników, uwzględniając potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy, a jeśli nie działa u nich zakładowa organizacja związkowa lub działająca zgodziła się na nieustalanie planu urlopów – po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 i 2 Kp). Możliwość wysłania pracownika na przymusowy urlop istnieje w wyjątkowych sytuacjach, tj. podczas wypowiedzenia umowy o pracę (art. 167¹ Kp) lub w celu udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego (art. 168 Kp).

4. Powrót obowiązków z zakresu tworzenia i działania ZFŚS

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego sprawi, że pracodawcy notujący spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, mogący w okresie stanu epidemii oraz zagrożenia epidemicznego (zgodnie z art. 15ge ust. 1 i 2 specustawy) zawiesić obowiązek tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS oraz dokonywania odpisu podstawowego lub wypłaty świadczeń urlopowych (samodzielnie bądź na mocy porozumienia ze związkami zawodowymi), będą musieli wrócić do tych powinności.

Odwieszeniu ulegną także postanowienia układu zbiorowego pracy bądź regulaminu płac, przewidujące wyższą od ustawowej wysokość odpisu na ZFŚS czy inne tego typu świadczenia.

5. Termin orzeczeń o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności

Choć art. 10 ustawy o zmianie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów oraz niektórych innych ustaw uchylił przepisy specustawy przedłużające ważność orzeczeń o niepełnosprawności albo orzeczeń o stopniu niepełnosprawności, to art. 23 tejże ustawy wprowadziły zapisy, na mocy których orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, którego okres ważności:

1) upłynąłby do 31 grudnia 2020 r. – zachowuje ważność do 31 grudnia 2023 r.,

2) upłynąłby w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. – zachowuje ważność do 31 marca 2024 r.,

3) upłynąłby w okresie od 1 stycznia 2022 r. do dnia poprzedzającego dzień wejścia w życie niniejszego przepisu –

zachowuje ważność do 30 września 2024 r.

– jednak równocześnie nie dłużej, niż do dnia wydania nowego ostatecznego orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.

6. Praca i pobyt cudzoziemców

Pracodawcy zatrudniający obcokrajowców posiadających zezwolenie na pracę lub zezwolenie na pracę sezonową powinni zadbać o to, by owi pracownicy uzyskali przedłużenie ww. wygasłych dokumentów przed upływem 30 dni od daty zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego, tj. do 31 lipca br., zgodnie z art. 5zzq ust. 2 specustawy. Ważność zezwoleń, których termin upłynął w okresie pandemii oraz stanu zagrożenia została automatycznie przedłużona specustawą (na mocy art. 15zzq ust. 1 specustawy), jednak tylko do końca lipca br.

Analogicznie – pracodawcy zatrudniający obcokrajowców spoza wschodniej granicy Polski (z Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii) na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, którego termin (wpisany do rejestru oświadczeń) upłynął podczas stanu pandemii lub zagrożenia epidemicznego, mają czas do 31 lipca 2023 roku na uzyskanie ponownego wpisu do rejestru. Więcej informacji >> TUTAJ <<.

Osoby przybyłe do Polski z Ukrainy po 23 lutego 2022 r., których pobyt w RP został zalegalizowany do 4 marca 2024 r. (ochrona czasowa), mogą legalnie podjąć pracę wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.  Zasady składania powiadomień o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy można znaleźć >> TUTAJ <<.

7. Koniec elastycznych warunków zatrudnienia na mocy specustawy dla pracowników z sektora tzw. infrastruktury krytycznej

Pracodawcy tzw. infrastruktury krytycznej, korzystający (na mocy art. 15x ust. 2 specustawy) z uprawnień do elastycznej organizacji pracy, stracą swoje uprawnienia z 1 lipca br. Dotyczy to prawa do:

• zmiany systemu lub rozkładu czasu pracy lub polecania pracy w nadgodzinach,
• polecania pracownikowi nadgodzin w zakresie niezbędnym do zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji albo pozostawania w gotowości do pracy poza godzinami roboczymi bądź odbywania odpoczynku w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę,
• odmowy udzielenia w razie potrzeby urlopu wypoczynkowego, w tym na żądanie, urlopu bezpłatnego lub innego (z wyjątkiem urlopu macierzyńskiego, na warunkach macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego),
• przesunięcia terminu takiego urlopu lub odwołania pracownika z takiego urlopu.

Równolegle będą mogli korzystać z obowiązujących regulacji o elastycznych formach zatrudnienia unormowanych w Kodeksie pracy.

Inne skutki odwołania stanu zagrożenia epidemicznego od 1 lipca 2023

Dodatkowo odwołanie stanu zagrożenia spowoduje, że przestaną obowiązywać przepisy, na mocy których:

• nie uznawano za doręczone pism wysłanych pocztą polską (tj. pism nieodebranych, podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego; jeśli pracownik będzie świadomie i celowo ignorował zawiadomienie pocztowe, pismo będzie uznawane za doręczone najpóźniej 7 dnia od drugiego awizowania – termin będzie liczony od momentu odwieszenia fikcji doręczenia, tj. od 15 lipca br.);
• pracodawca miał możliwość wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy z zachowaniem 7-dniowego uprzedzenia; pracodawca będzie mógł wypowiedzieć zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy, umowy agencyjnej, zlecenia, zleceniopodobnej lub umowy o dzieło, tylko gdy przewiduje to sama umowa lojalnościowa;
• obowiązywała ograniczona, tj. 10-krotna wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia, wypłaconego na mocy obowiązujących przepisów w związku z rozwiązaniem umowy o pracę bądź wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy zlecenia, zleceniopodobnej, o dzieło albo w związku z ustaniem odpłatnego pełnienia funkcji, przez podmiot zatrudniający, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń (art. 15gd specustawy);
• płatnicy składek ZUS, którzy uzyskali odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty zaległych składek społecznych należnych za okres od 1 stycznia 2020 r., a także odsetek za zwłokę od ww. należności, mogli występować do ZUS o nienaliczanie opłaty prolongacyjnej z tego tytułu (zgodnie z art. 15zb i art. 31zy¹⁰specustawy); będą mieli taką możliwość jedynie do 31 lipca br.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<

Autorzy: Katarzyna Zadykowicz oraz Honorata Zakrzewska-Krzyś

Katarzyna Zadykowicz

Specjalista ds. kadr w Departamencie Outsourcingu. Od 2018 r. związana z Grant Thornton. Absolwentka Uniwersytetu w Białymstoku oraz studiów podyplomowych z zakresu kadr i płac. Ukończyła kurs specjalisty do spraw kadr i płac oraz kurs I i II stopnia z zakresu księgowości w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce. Świadczy usługi kadrowe dla dużego przedsiębiorstwa.