Kto jest zobowiązany do stworzenia ZFŚS i czy Fundusz musi być zasilany w dobie pandemii? Ile wynoszą limity na ZFŚS podniesione przepisami Tarczy Antykryzysowej? Na kluczowe pytania odpowiadamy poniżej.
Pracodawca, jako silniejsza strona stosunku pracy, zobowiązana jest do podejmowania działań mających na celu zaspokojenie celów bytowych, socjalnych i kulturalnych swoich pracowników. Jednym z dostępnych rozwiązań jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Ustawa z dn. 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określa zasady tworzenia oraz funkcjonowania Funduszu, które mają pomóc pracodawcy w jak najlepszym wykorzystaniu zgromadzonych środków. Co zatem warto wiedzieć i jak realizować to zadanie w dobie pandemii? Kluczowe informacje poniżej.
Kto tworzy ZFŚS?
ZFŚS tworzą pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Ustawa nakłada bezwzględny obowiązek tworzenia Funduszu dla pracodawców prowadzących działalność jako jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, bez względu na stan zatrudnienia. Co istotne, rotacja pracowników w ciągu roku kalendarzowego nie wpływa na obowiązek tworzenia Funduszu. Ważny jest stan na dzień 1 stycznia.
Coroczny odpis podstawowy
Środki finansowe, jakimi zostanie zasilony Fundusz, zależą od liczby pracowników oraz przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarcze narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Zgodnie z art. 5i Ustawy, przez przeciętne miesięczne wynagrodzenie w 2020 r. należy rozumieć wynagrodzenie miesięczne w drugim półroczu 2018 r. Wysokość tego wynagrodzenia wynosi 4.134,02 zł (Monitor Polski z 2019 r. poz. 201). Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego – zgodnie z art. 5 pkt. 2 Ustawy – wynosi 37,5%. Ustawa wskazuje również, ile powinien wynosić odpis na pracowników młodocianych oraz pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach, jeżeli takich zatrudniamy.
Wysokość odpisu na Fundusz w 2020 r. kształtuje się następująco:
| Odpis obligatoryjny | ||
| Grupa pracowników | % odpisu | Kwota odpisu |
| na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach | 37,5% | 1.550,26 zł |
| na jednego zatrudnionego wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych | 50% | 2.067,01 zł |
| na jednego pracownika młodocianego: | ||
| · I rok nauki | 5% | 206,70 zł |
| · II rok nauki | 6% | 248,04 zł |
| · III rok nauki | 7% | 289,38 zł |
Pracodawca zobowiązany jest dokonać pierwszego przelewu w wysokości 75% równowartości rocznego odpisu na osobny rachunek bankowy w terminie do 31 maja 2020 r. Pozostałe 25% zaś należy przelać do końca września 2020 roku.
Przykład
Pracodawca zatrudnia 150 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, w normalnych warunkach pracy. Za rok 2020 jest obowiązany odprowadzić na rachunek Funduszu kwotę w wysokości: 232 539,00 zł, przy czym:
- do 31 maja 2020 r. przelewa kwotę 174 404,25 zł – tj. 1.550,26 x 150=232 539,00 x 75%;
- do 30 września 2020 r. przelewa kwotę 58 134,75 zł – tj. 232 539,00-174 404,25 zł.
Ustalenie stanu zatrudnienia
Sposób obliczenia przeciętnego stanu zatrudnienia określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jedną z najczęściej stosowanych metod, i zarazem najprostszą, jest zsumowanie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i tak otrzymaną sumę podzielić przez 12. Rozporządzenie nie reguluje jednak sposobu obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Dopuszczone są trzy metody, za pomocą których należy obliczyć średnie zatrudnienie w miesiącu. Są to:
- metoda średniej arytmetycznej,
- metoda uproszczona,
- metoda średniej chronologicznej.
Wyboru metody należy dokonać w oparciu o dynamikę zmian w stanie zatrudnienia. Ponieważ przepisy nakazują nam dokonać takiej analizy na danych prognozowanych, pod koniec roku musimy dokonać korekty o faktyczną liczbę zatrudnionych.
Cel przeznaczenia środków z ZFŚS
Założeniem Funduszu jest pomoc najuboższym pracownikom oraz wyrównanie poziomu bytowego osób zatrudnionych. Toteż głównym celem ZFŚS jest działalność socjalna, pod którą należy rozumieć różne formy zapewnienia wypoczynku pracownikom oraz członkom ich rodziny, działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną, opiekę nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach czy klubach dziecięcych. Środki Funduszu mogą być również przeznaczone na zapomogi czy pożyczki. W obecnych czasach pracodawcy w ramach Funduszu często proponują swoim pracownikom programy kafeteryjne, które są elementem bonusu.
ZFŚS a COVID-19
Ustawa „Tarcza Antykryzysowa” podniosła limity zwolnień z zaliczki podatku dochodowego świadczeń otrzymanych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
| Rodzaj świadczenia | Nowy limit w 2020 roku | Stary limit |
| Zapomogi przyznane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, długotrwałej choroby bądź śmierci, klęsk żywiołowych | 10.000 zł | 6.000 zł |
| Wartość świadczeń rzeczowych za wyjątkiem bonów i talonów | 2.000 zł (limit obowiązuje również w 2021 r.) | 1.000 zł |
| Dopłaty do wypoczynku tj. wczasy, kolonie, obozy, zimowiska w tym również połączonych z nauką | 3.000 zł (limit obowiązuje również w 2021 r.) | 2.000 zł |
Zmiany wynikają art. 52l, który został dodany do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w związku z art. 4 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568). Zmiany obowiązują od dnia 31 marca 2020 r.
Zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy
Pracodawca, uzasadniając decyzję o zawieszeniu stosowania wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy trudną sytuacją finansową, może nie tylko wprowadzić równoważny system czasu pracy, wydłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy czy też skrócić dobę pracowniczą do 8 godzin. Zawieszeniu może ulec również obowiązujący w firmie regulamin ZFŚS, który stanowi de facto źródło prawa pracy. Poniżej przytaczamy wspomniany przepis:
Art. 15zf. 1. U pracodawcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 i który nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 r., dopuszczalne jest: (…) zawarcie porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu. (podstawa prawna: Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. Dz. U. 568 z dnia 31 marca 2020 r.)
Niezbędne porozumienie z pracownikami
Zawieszenie wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy może nastąpić jedynie w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą, a przedstawicielami pracowników wybranych w sposób przyjęty u pracodawcy (lub organizacją związkową, jeśli występuje). Czas trwania obowiązywania zawieszenia ustala się w porozumieniu, jednak nie może on być dłuższy niż 3 lata.
Warto wiedzieć, że zgromadzone na koncie Funduszu środki nie mogą zostać przeznaczone na cele inne, niż te, na które pierwotnie były przeznaczone. Zawieszeniu ulega jedynie konieczność realizowania dalszych odpisów, jednak działalność finansowana ze środków już zgromadzonych, w dalszym ciągu powinna być realizowana. Szczególnie w czasie kryzysu, pracownicy, którzy najbardziej potrzebują wsparcia ze środków Funduszu, mogą docenić otrzymaną pomoc.
autorzy:
Sabina Włodarz-Jarzyna, specjalista ds. kadr i płac, Outsourcing Grant Thornton
Katarzyna Romanowska, menedżer ds. kadr i płac, Outsourcing Grant Thornton
