Potrącenia z wynagrodzeń #4: Potrącenia dobrowolne

Jakie są zasady dotyczące dobrowolnych potrąceń z wynagrodzenia i kwot wolnych? Jak wygląda wzór zgody pracownika na potrącenie z wynagrodzenia? Jaka obowiązuje kolejność przy dokonywaniu potrąceń? 

Poza potrąceniami z wynagrodzenia, na które pracownik nie musi wyrażać zgody, istnieją również potrącenia dobrowolne. Do takich przykładów należą m.in.: rodzinny pakiet medyczny, ubezpieczenie grupowe, składka na związki zawodowe czy rata pożyczki udzielonej z kasy zapomogowo – pożyczkowej. Co istotne, wszystkie należności inne niż te, które zostały wymienione w art. 87 § 1 i 7 Kodeksu pracy (czyli zajęcia egzekucyjne, zaliczki pieniężne czy kary z odpowiedzialności porządkowej) mogą być potracone z wynagrodzenia pracownika za jego pisemną zgodą.

Pracownik wyrażając zgodę na potrącenie danej należności musi znać jej wartość. Wyrażenie zgody na „przyszłość”, bez określenia wartości potrącenia jest nieważne.

ZGODA PRACOWNIKA NA POTRĄCENIE – WZÓR:

Ponieważ przepisy prawa nie narzucają wzoru zgody na potrącanie jaką pracownik powinien podpisać, więc zgodę taką można zawrzeć również w umowie, jaką pracownik podpisuje korzystając z pożyczki na przykład z kasy zapomogowo – pożyczkowej. Zgoda taka nie musi stanowić odrębnego dokumentu.

Kwoty wolne od potrąceń dobrowolnych

Przy potrąceniach dobrowolnych pracodawca również jest obowiązany do zachowania kwot wolnych, które gwarantują uzyskanie minimum bytowego. Jest to ukłon ustawodawcy w stronę pracowników najmniej zarabiających. Dokonując potrąceń dobrowolnych należy zachować kwotę wolną określoną w art. 91 § 2 Kodeksu pracy tj. w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenie za pracę po odliczeniach składkowo-podatkowych, przy potrąceniach na rzecz pracodawcy;
• 80% kwoty określonej powyżej – przy potrąceniu innych należności.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >> 

Przykład

Pracownik złożył do pracodawcy zgodę na dobrowolne potrącanie z wynagrodzenia rodzinnego pakietu medycznego w kwocie 100 zł oraz składki na ubezpieczenie grupowe w kwocie 40 zł. Dodatkowo podpisał umowę na udzielenie pożyczki ze środków obrotowych pracodawcy, w której wyraził zgodę na potrącenia raty pożyczki w kwocie 250 zł. Pracownik jest zatrudniony na cały etat za wynagrodzeniem 3.000 zł brutto, co daje 2.202,72 zł netto (PIT-2, KUP-250, bez PPK).

Kwota wolna od potrąceń wynosi:

• opieka medyczna i NW – 2.061,67 netto (2.800 brutto) x 80%=1.649,33
• rata pożyczki – 2.061,67 netto (100%).

Pracodawca może potrącić wartość opieki medycznej i NW w całości, bo nie naruszy kwoty wolnej, tj. 1.694,33 zł (2.202,72 zł – 100 zł – 40 zł = 2.062,72 zł. Natomiast na poczet spłaty raty pożyczki pracodawca może potrącić jedynie 141,05 zł, gdyż potrącając pełną wartości 250 zł naruszy kwotę wolną, tj. 2.061,67 zł (2.202,72 zł – 2.061,67 zł = 141,05 zł).

Zbieg potrąceń dobrowolnych z ustawowymi

Jeżeli pracodawca musi dokonać zarówno potrąceń ustawowych (np. zajęcie alimentacyjne) i potrąceń dobrowolnych, wówczas musi zachować odpowiednią kolejność tych potrąceń. Porządek dokonywania takich potrąceń reguluje art. 87 § 1 Kodeksu pracy i pracodawca mając do czynienia z takim zbiegiem tytułów, zobowiązany jest do zachowania odpowiedniej kolejności. Pracodawca nie może dowolnie kształtować dokonywanych przez siebie potrąceń. Uporządkowanie ich w Kodeksie pracy świadczy o ich hierarchii i precyzuje, które z nich mają pierwszeństwo przed innymi.

Kolejność dokonywanych potrąceń:

1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia po dokonaniu odliczeń składkowo-podatkowych;
2. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczeń alimentacyjnych – do połowy wysokości wynagrodzenia po dokonaniu odliczeń składkowo-podatkowych;
3. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi – do połowy wysokości wynagrodzenia po dokonaniu odliczeń składkowo-podatkowych;
4. kary pieniężne uregulowane w art. 108 Kodeksu pracy – za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy – nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika.

Przy zbiegu należności obowiązkowych z dobrowolnymi, należy pamiętać, że w sumie potrącenia nie mogą przekroczyć połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami alimentacyjnymi – trzech piątych wynagrodzenia pracownika. Kary pieniężne natomiast nie mogą przekroczyć dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń należności egzekwowanych i zaliczek.

autorki: Sabina Włodarz-Jarzyna, Arleta Adach

Zapraszamy do zapoznania się z cyklem artykułów dotyczących potrąceń z wynagrodzeń – dziś część #1 zawierająca podstawowe informacje. Cały cykl obejmuje pięć publikacji poświęconych następującym zagadnieniom:

1. Potrącenia z wynagrodzeń: ABC (świadczenia alimentacyjne, inne niż alimentacyjne, zaliczki pieniężne udzielane pracownikowi, kary porządkowe)
2. Granice potrąceń (wraz z wyliczeniem maksymalnej kwoty do potrącenia)
3. Kwoty wolne od potrąceń (na przykładach)
4. Potrącenia dobrowolne (wraz ze wzorem zgody pracownika na potrącenie)
5. Rozwiązania w związku z Covid-19 (plus wzór oświadczenia pracownika dotyczący podwyższenia kwoty wolnej)