7 kwietnia br. weszły w życie znowelizowane przepisy o pracy zdalnej. Czy każdy może pracować zdalnie? Komu pracodawca może odmówić pracy zdalnej? Czy można pracować zdalnie z dowolnego miejsca? Czy pracownikom przysługuje zwrot kosztów ponoszonych podczas pracy zdalnej?
Dziś weszły w życie przepisy Kodeksu pracy znoszące zatrudnianie pracowników w formie telepracy, zastępujące przestarzałe i nieadekwatne regulacje pracą zdalną przystającą do współczesnych realiów – trojakiego rodzaju (druk sejmowy nr 2335). Są to:
- „właściwa” praca zdalna całkowicie lub częściowo wykonywaną poza zakładem pracy, w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, zainicjowana przez pracodawcę lub pracownika,
- praca zdalna wykonywana na jednostronne polecenie pracodawcy przez określony czas, w związku z sytuacją niezależną od pracodawcy („siła wyższa” – np. pożar etc.),
- okazjonalna praca zdalna na wniosek pracownika, przysługująca do 24 dni w roku kalendarzowym.
Co to znaczy „właściwa praca zdalna”?
Definicyjnie właściwa praca zdalna, to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika oraz każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (np. pod adresem zamieszkania pracownika), w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Czy owym miejscem może być np. kawiarenka internetowa przeczytasz w artykule pt. „Miejsce wykonywania pracy zdalnej„. Kluczowe założenia dotyczące „właściwej pracy zdalnej są następujące”:
- uzgodnienia dotyczące zdalnego wykonywania pracy mogą nastąpić zarówno podczas zawierania umowy o pracę, jak i w trakcie stosunku pracy,
- z inicjatywą realizacji zadań w formie pracy zdalnej w toku zatrudnienia może wystąpić zarówno pracodawca, jaki pracownik – składając wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej;
- analogicznie – z wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie do pracy stacjonarnej może wystąpić i pracodawca i pracownik; w takiej sytuacji strony muszą uzgodnić termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, przy czym nie może on być dłuższy, niż 30 dni od daty otrzymania wniosku; przy braku porozumienia również obowiązuje termin maksymalnie 30 dni od otrzymania wniosku;
- obowiązuje zakaz dyskryminacji pracowników wykonujących pracę zdalną.
Czy każdy może pracować zdalnie? Komu pracodawca może odmówić pracy zdalnej „właściwej”?
Pracodawca powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez wybrane grupy pracowników (niżej wymienione), chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Odmowę uwzględnienia wniosku pracodawca będzie musiał uzasadnić w terminie 7 dni roboczych.
Pracodawca będzie zobowiązany do przyjęcia wniosku o pracę w modelu zdalnym, jeśli złoży go:
- ciężarna pracownica;
- rodzic dziecka z niepełnosprawnością;
- rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
- opiekun członka najbliższej rodziny/innej osoby pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającej orzeczenie o niepełnosprawności bądź o znacznym stopniu niepełnosprawności;
- rodzic dziecka posiadającego opinię o szczególnych potrzebach edukacyjnych;
- rodzic dziecka do 4. roku życia.
Na czym polega praca zdalna na jednostronne polecenie pracodawcy?
Praca zdalna na jednostronne polecenie pracodawcy będzie mogła być wykonywana tylko w wyjątkowych sytuacjach:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego,
- w okresie stanu zagrożenia epidemicznego,
- w okresie stanu epidemii
- oraz w okresie 3 miesięcy po odwołaniu któregokolwiek z ww. stanów,
- a także w okresie, w którym z powodu siły wyższej czasowo nie będzie możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy.
Ale – UWAGA – pracę zdalną na jednostronne polecenie pracodawcy będzie mógł wykonywać tylko ten pracownik, który bezpośrednio przed wydaniem takiego polecenia przez pracodawcę złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w tej formie. Pracodawca będzie mógł cofnąć takie polecenie w każdym czasie, z minimum dwudniowym wyprzedzeniem.
Jakie są zasady dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej?
- Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej może wyjść wyłącznie pracownik.
- Żeby móc wykonywać pracę zdalną okazjonalną zainteresowany pracownik powinien złożyć wniosek do swojego pracodawcy, w postaci papierowej lub elektronicznej.
- Maksymalny wymiar pracy zdalnej okazjonalnej, o którą może wnioskować pracownik, nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku zmiany pracodawcy, wg interpretacji MRiPS, „pracownikowi u kolejnego pracodawcy będzie przysługiwało prawo do pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze niewykorzystanym u dotychczasowego pracodawcy.” Nie jest to jednak wykładania prawa – sąd może przyjąć inne stanowisko.
- Pracodawca, w miarę posiadanych możliwości, powinien wniosek pracownika o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej uwzględnić, chyba że charakter lub organizacja pracy na to nie pozwala. Wniosek ten jednak nie jest dla pracodawcy wiążący – pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia.
- Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), a także od liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w trybie pracy okazjonalnej.
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule „Okazjonalna praca zdalna – wszystko, co warto o niej wiedzieć„.
Czy pracownikom przysługuje zwrot kosztów ponoszonych podczas pracy zdalnej?
Tak. Zgodnie z najnowszymi przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia osobom pracującym zdalnie niezbędnych materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych) oraz do pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – w postaci ekwiwalentu lub ryczałtu, adekwatnie do wymiaru pracy zdalnej. Reguły zwrotu kosztów powinny zostać określone w wewnątrzzakładowym regulaminie pracy.
Sprawdź nasze publikacje na temat pracy zdalnej:
- Praca zdalna – jak się przygotować?
- Nowelizacja Kodeksu pracy – praca zdalna wejdzie w życie 7 kwietnia
- Kiedy wniosek pracownika o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący?
- Kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną, a kiedy może pracownika z niej odwołać?
- Czy pracownik zdalny może podlegać kontroli trzeźwości?
Honorata Zakrzewska-Krzyś
Starszy specjalista ds. content marketingu w Grant Thornton. Prasowy dziennikarz ekonomiczny z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym, samodzielna księgowa. Wieloletni współpracownik Grupy Wydawniczej Infor oraz Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Pisała m.in. dla Dziennika Gazety Prawnej czy Wydawcy Harvard Business Review Polska. Laureatka wyróżnienia prasowego „Pióro Odpowiedzialności” przyznawanego przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu.
