Ujednolicony dokument uwzględnia większość zmian wprowadzonych przez rozporządzenia z 6 marca oraz 9 maja 2023 roku. Co dokładnie zawiera, a których regulacji nie obejmuje?
Rozporządzenia z 6 marca 2023 r. (Dz. U. poz. 471) oraz z 9 maja 2023 r. (Dz. U. poz. 879) wprowadziły zmiany w sposobie prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ujednolicone przepisy obejmujące oba powyższe rozporządzenia zostały ogłoszone 10 kwietnia br. i opublikowane w Dzienniku Ustaw pod pozycją 535 (Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 marca 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej).
Co zawiera ujednolicone rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej?
Nowe rozporządzenie szczegółowo określa zakres, sposób i warunki prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz jej przechowywania. Ponadto definiuje procedury związane z doręczaniem pracownikom informacji o możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania, a także wydawaniem ich kopii.
Aktualna struktura dokumentacji pracowniczej
Przypominamy, że zgodnie z nowymi przepisami, dokumentacja pracownicza podzielona jest obecnie na 5 części (zamiast 4, jak było wcześniej):
część A – obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w trakcie procesu rekrutacji, a także dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i orzeczeniami;
część B – zawiera dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem;
część C – dotyczy dokumentacji związanej z zakończeniem stosunku pracy (jego rozwiązaniem lub wygaśnięciem);
część D – obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika, w tym odpisy zawiadomień o ukaraniu;
część E – zawiera dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracownika oraz kontrolą obecności w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Sprawdź także >> Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 21 marca 2023 roku! <<
Czego nie zawiera najnowsze rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej?
Tekst jednolity rozporządzenia nie obejmuje:
- § 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. (Dz. U. poz. 471):
„§ 2. Pracodawcy w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia dostosują sposób przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zgromadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, do przepisów rozporządzenia zmienianego w § 1, w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem.
§ 3. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem § 1 pkt 1 lit. b tiret drugie, który wchodzi w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.”;
- § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 9 maja 2023 r. (Dz. U. poz. 879)
„§ 2. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.”.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<
Honorata Zakrzewska-Krzyś
Starszy specjalista ds. content marketingu w Grant Thornton. Prasowy dziennikarz ekonomiczny z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym, samodzielna księgowa. Wieloletni współpracownik Grupy Wydawniczej Infor oraz Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Pisała m.in. dla Dziennika Gazety Prawnej czy Wydawcy Harvard Business Review Polska. Laureatka wyróżnienia prasowego „Pióro Odpowiedzialności” przyznawanego przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu.
